Modalități prin care abilitățile de negociere pot îmbunătăți strategia și rezultatele tale de achiziții publice în 2023
Veverita Aliona
7 min read
În 2023, întreprinderile globale trebuie să evalueze unde au riscuri legate de lanțul de aprovizionare și să caute soluții creative pentru a le diminua. Două dintre cele mai mari provocări în materie de achiziții în 2023 vor continua să fie inflația și lipsa de reziliență a lanțului de aprovizionare. Inflația are un impact asupra costurilor directe de aprovizionare prin serviciile și materiile prime care intră în fabricarea unui produs. De asemenea, inflația are un impact asupra costurilor indirecte de aprovizionare, cum ar fi consumabilele de birou, călătoriile, utilitățile, serviciile de curățenie și chiar beneficiile angajaților. Fiecare dintre aceste domenii necesită strategii de detectare și combatere a inflației. Pentru a face acest lucru în mod eficient, întreprinderile globale trebuie să se gândească la strategia de negociere ca la un proces de afaceri critic.
Riscurile pentru lanțurile de aprovizionare în 2023 sunt la fel de mari ca întotdeauna. Îmbunătățirea rezilienței lanțului de aprovizionare necesită planuri și strategii pentru a se pregăti pentru aceste riscuri neașteptate.
Riscul geopolitic va continua, fără îndoială, să fie un factor permanent care va afecta continuitatea lanțului de aprovizionare pentru întreprinderile globale în 2023 și în continuare. Răspunsurile guvernamentale la pandemii precum cele observate în 2020, când multe țări au închis fabricile și porturile pentru a încetini răspândirea COVID-19, vor continua să provoace incertitudine. Anul trecut, războiul dintre Ucraina și Rusia a afectat industria auto, furnizorii cu sediul în Ucraina întrerupând sau încetinind producția de piese critice. Aflat acum în al doilea an, impactul asupra lanțului de aprovizionare este încă în curs de desfășurare. Punerea în aplicare de către guverne a sancțiunilor și a tarifelor reprezintă un alt risc geopolitic pentru care operațiunile lanțului de aprovizionare trebuie să se pregătească atunci când acordă prioritate rezilienței lanțului de aprovizionare.
Dezastrele naturale sunt adesea la fel de neașteptate, dar întotdeauna reprezintă un risc potențial pentru lanțul de aprovizionare care trebuie luat în considerare.
Aceste provocări legate de lanțul de aprovizionare nu vor dispărea prea curând, ceea ce înseamnă că întreprinderile trebuie să creeze redundanță în cadrul lanțului de aprovizionare și să atenueze riscurile în cadrul lanțului lor de aprovizionare. Companiile care dezvoltă strategii proactive de negociere a achizițiilor în cadrul unităților lor de afaceri se vor descurca în cele din urmă mai bine decât concurenții lor.
Pentru a face acest lucru în mod eficient, întreprinderile globale trebuie să se gândească la strategia de negociere ca la un proces de afaceri critic.
Iată trei moduri în care abilități mai bune de negociere ajută la îmbunătățirea strategiei de achiziții:
Acordurile solide cu furnizorii construiesc lanțuri de aprovizionare rezistente.
Un acord de aprovizionare robust cu baza dumneavoastră de furnizori trebuie să acopere mai mult decât prețul și condițiile. În prezent, acesta trebuie să consolideze, de asemenea, continuitatea lanțului de aprovizionare.
Acordurile robuste cu furnizorii trebuie să alinieze așteptările de performanță între client și furnizor. Cu cât mai multe domenii de performanță sunt abordate într-un acord, cu atât mai mare este șansa ca aceste așteptări să fie îndeplinite.
Echipele de achiziții trebuie să gândească strategic și să negocieze valoarea acolo unde se pot aștepta în mod rezonabil să aibă provocări. Unul dintre domeniile cheie care asigură flexibilitatea lanțului de aprovizionare este inventarul. Stocurile există pentru a acomoda neconcordanțele dintre cerere și ofertă.
Negociatorii de achiziții trebuie să gândească soluții creative pentru a acomoda neconcordanțele dintre cerere și ofertă. Cât de mult inventar ar trebui să existe în lanțul de aprovizionare și unde ar trebui să fie ținut? Va menține furnizorul nivelurile de inventar planificate? Va livra piesele direct pe linia dumneavoastră? În cazul în care aprovizionarea este întreruptă, cum va stabili prioritățile de livrare a pieselor la locația dumneavoastră?
Comunicarea ar trebui să fie, de asemenea, un factor negociat în acordurile cu furnizorii. Notificarea din timp a întreruperii lanțului de aprovizionare cu materiale este esențială în lumea de astăzi, plină de posibile riscuri legate de lanțul de aprovizionare. Cunoașterea în timp real a constrângerilor furnizorilor ajută la identificarea priorităților pentru construirea redundanței în aprovizionare și crearea unei reziliențe a lanțului de aprovizionare. Aceste informații despre materialele furnizorului dumneavoastră ar trebui să fie considerate o componentă de negociere. Ce se întâmplă pe partea lor de aprovizionare? Câți furnizori au pentru materialele lor critice? Ce planuri de urgență în materie de aprovizionare au în vigoare?
Înțelegerea lanțului dumneavoastră de aprovizionare dincolo de primul nivel poate ajuta la identificarea riscurilor și la luarea unor decizii în ceea ce privește construirea redundanței în lanțul de aprovizionare. Definirea și alinierea la aceste așteptări într-un acord de aprovizionare extins reprezintă primul pas pentru a construi o relație mai bună cu furnizorii.
Competențele de negociere sunt esențiale pentru a construi o relație puternică și pozitivă cu furnizorii, asigurând că ambele părți sunt capabile să rezolve problemele în mod productiv. Succesul unei relații comerciale nu se definește prin modul în care este atunci când lucrurile merg bine, ci prin eficiența cu care părțile lucrează împreună pentru a rezolva problemele și problemele. Cu cât este mai bună relația pe care o aveți cu un furnizor, cu atât mai bune vor fi rezultatele de performanță pe care le veți obține atunci când vine vorba de efortul discreționar cu furnizorii dumneavoastră.
Relațiile bune cu furnizorii vă pot obține mai mult decât partea dvs. de atenție, prioritizare și servicii în condiții dificile ale lanțului de aprovizionare. Dacă aveți o relație bună cu persoana care ia această decizie, vă puteți ajuta reciproc în perioadele dificile. Relațiile bune cu furnizorii vă pot pregăti pentru un răspuns mai bun atunci când se întâmplă ceva neașteptat.
Negociatorii în domeniul achizițiilor trebuie să reducă costurile și să creeze valoare.
Prea adesea, în timpul mediilor economice dificile, companiile urmăresc neîncetat reduceri de costuri arbitrare și cu viziune scurtă, fără să se uite la adevărata soluție de stopare a creșterii costurilor: negociatorii de achiziții. Unele companii fac chiar greșeala de a reduce reducerile de costuri în loc să investească și să construiască o echipă talentată. Negociatorii în domeniul achizițiilor sunt soluția de rezervă la creșterea inflației determinată de echipele de vânzări ale furnizorilor.
În timpul perioadelor inflaționiste, echipele de vânzări au tendința de a mirosi sângele în apă, așteptându-se la creșteri de preț atunci când piața este de partea lor. Acest lucru poate determina unele întreprinderi să se concentreze exclusiv pe partea de vânzări a afacerii lor prin creșterea costului bunurilor și serviciilor, neglijând oportunitatea și instrumentele pe care le au deja pe partea de achiziții pentru a reduce costurile și a atenua inflația.
Negocierea este un proces de afaceri critic care necesită instrumente adecvate pentru a avea succes. Aceste echipe trebuie să fie sprijinite cu instrumente de specialitate și cu o formare de clasă mondială în perioadele dificile. Negociatorii experți în achiziții publice cu procese de negociere bine definite sunt cheia pentru a oferi valoare și a proteja rezultatele financiare ale unei companii.
Un proces de negociere de clasă mondială susține succesul.
Deseori, echipele de achiziții au fie un proces de negociere solid și negociatori necalificați, fie nu au niciun proces definit, cu câțiva negociatori calificați. Oricare dintre aceste situații lasă valoarea pe masă.
Întreprinderile știu că au nevoie de procese bine definite pentru funcții de afaceri precum raportarea financiară și măsurarea performanței. De ce ar fi negocierea diferită?
Negociatorii au nevoie de un proces clar pe care să îl urmeze, dar au nevoie și de un limbaj comun pentru a asigura alinierea cu principalele părți interesate interne. Un proces bine documentat oferă instrumentele potrivite fiecărui membru al echipei, indiferent de setul său actual de competențe, și permite oportunitatea – îmbunătățirea continuă.
Negociatorii de achiziții calificați și instruiți se bazează pe șase principii-cheie care îi ajută să construiască un lanț de aprovizionare rezistent:
- să poziționeze cazul în mod avantajos
- Să stabilească aspirații înalte
- Gestionarea abilă a informațiilor
- Cunoașteți întreaga gamă și forța puterii dumneavoastră
- Satisfaceți nevoile în locul dorințelor
- Cedați conform planului
Fiecare dintre aceste principii consolidează relațiile pozitive cu furnizorii, consolidează lanțul de aprovizionare și generează valoare. Atunci când echipele de achiziții planifică din timp și se bazează pe un proces repetabil, ele produc rezultate de lungă durată care minimizează costurile și maximizează profiturile. Punerea în aplicare a unui proces de negociere robust este un prim pas esențial pentru succes, dar abilitățile de negociere necesită o întărire și o perfecționare continuă în cadrul echipei de achiziții.
Construirea unui plan robust de negociere a achizițiilor pentru 2023
Experții experimentați în achiziții știu că vânturile economice din 2023 sunt mai dificile ca niciodată. Întreprinderile globale au nevoie de un plan de reducere a riscurilor în lanțul lor de aprovizionare în fața unei inflații fără precedent, a unor perturbări generalizate ale lanțului de aprovizionare și a problemelor geopolitice continue.
Întreprinderile globale care utilizează tactici de negociere abilitate ca instrument pentru a reevalua oportunitățile și pentru a-și reproiecta lanțurile de aprovizionare vor avea cel mai mare succes în reducerea riscurilor din lanțul de aprovizionare. Acele organizații care își creează o echipă de negociere foarte bine pregătită și cu înaltă calificare, cu un proces de negociere de clasă mondială, își vor depăși rapid concurenții.
