Împărțirea spațiului, dublarea șanselor: cum funcționează închirierea în comun între mai multe afaceri

Închirierea în comun a unui spațiu comercial de către două sau mai multe firme nu este un artificiu de criză, ci o strategie solidă. Modelul funcționează în baza unui contract de închiriere semnat fie individual de fiecare firmă în parte cu proprietarul spațiului, fie colectiv, printr-un parteneriat explicit între firme. Codul civil permite această co-închiriere, însă cere transparență și delimitări clare ale drepturilor și obligațiilor fiecărei părți. De exemplu, dacă spațiul este împărțit în mod fizic (o cafenea și un atelier de croitorie), contractul poate conține anexe care definesc suprafețele folosite de fiecare entitate. În cazul unei utilizări mixte, cum e frecvent în co-working, e necesar un acord intern de funcționare, clar și asumat. Din punct de vedere legal, închirierea în comun nu este interzisă, dar implică o administrare mai complexă a riscurilor și responsabilităților. În lipsa unei structuri clare, pot apărea litigii legate de chirie, reparații, utilități sau folosirea părților comune. Unele firme preferă să creeze un SRL în comun doar pentru gestionarea spațiului, care semnează contractul de închiriere și apoi refacturează costurile către fiecare partener. Această variantă poate fi avantajoasă fiscal și administrativ, dar necesită încredere reciprocă și claritate contractuală.

Motivația financiară: costuri împărțite, riscuri diminuate

Unul dintre principalele motive pentru care firmele aleg închirierea în comun este optimizarea costurilor fixe. În marile orașe din România, chiria medie pentru un spațiu comercial decent variază între 12 și 35 euro/mp/lună, ceea ce devine dificil de susținut pentru microîntreprinderile aflate la început. Împărțirea acestor costuri între două sau trei firme reduce presiunea lunară și eliberează bugete pentru marketing, personal sau dezvoltare. De exemplu, un spațiu de 90 mp în zona centrală a Clujului poate costa 2.700 euro lunar; dacă este împărțit egal între o florărie, o cofetărie artizanală și un studio foto, fiecare firmă va plăti doar 900 euro, ceea ce face prezența în centru mult mai realistă. În plus, costurile colaterale (curent, internet, salubritate, mentenanță) sunt și ele partajate, reducându-se în medie cu 30-50% per firmă. În România, mai ales în București, Iași și Brașov, tot mai multe afaceri din zona frumuseții aleg această formulă pentru a-și păstra prezența în centrele urbane.

Avantajele comerciale: clienți diferiți, public comun

Închirierea în comun nu înseamnă doar împărțirea unui spațiu, ci și a unei vizibilități. Când trei afaceri complementare funcționează sub același acoperiș, pot atrage un public mai divers, dar cu interese apropiate. Un exemplu concret este combinația între o librărie independentă, un bar de vinuri și un studio de ilustrație – toate adresează un public urban, educat și deschis la experiențe. Această proximitate creează ocazii spontane de vânzare încrucișată: un client venit pentru o expoziție poate pleca cu o carte și o sticlă de vin. În plus, afacerile pot crea evenimente comune care atrag trafic și generează loialitate. Clienții percep aceste spații ca fiind „altceva”, iar percepția unicității e un atu comercial greu de replicat în locații standard. De asemenea, împărțirea spațiului stimulează creativitatea: fiecare firmă e obligată să-și definească clar identitatea, astfel încât să nu se piardă într-un decor generic.

Aspecte legale: cum se reglementează co-închirierea în România

Din punct de vedere juridic, co-închirierea poate fi făcută prin mai multe formule, dar toate necesită rigoare contractuală. Varianta clasică este contractul de închiriere semnat colectiv de toate firmele implicate, în care fiecare apare ca parte egală, cu obligații clare și solidare. O altă variantă, mai flexibilă, este închirierea de către o singură firmă care apoi subînchiriază celorlalte, cu acordul expres al proprietarului. Subînchirierea este reglementată de Codul civil (art. 1826) și poate fi legală doar dacă e autorizată în scris în contractul principal. O practică tot mai des întâlnită este înființarea unei entități juridice comune (de exemplu, un SRL în parteneriat) care administrează spațiul, iar firmele-membre își desfășoară activitatea ca puncte de lucru sau prin contracte de asociere. Avantajul este coerența fiscală și administrativă, dar implică mai multă birocrație. Oricare ar fi varianta, trebuie clar reglementate: cine răspunde în caz de daune, cum se împart costurile comune, ce se întâmplă dacă o firmă se retrage. Recomandarea este ca fiecare firmă să aibă avocat propriu care să verifice clauzele și să redacteze acorduri interne de funcționare.

Provocările administrative: cine face curat și cine plătește reparațiile?

Un spațiu comun înseamnă și responsabilități comune, dar nu întotdeauna în mod egal. Gestionarea operațională zilnică poate deveni o sursă de tensiuni dacă nu este reglementată clar de la început. De exemplu, curățenia, reparațiile, plata consumabilelor sau mentenanța tehnică trebuie împărțite fie proporțional cu suprafața folosită, fie prin rotație sau în funcție de domeniul de activitate. În practică, un studio de tatuaje are nevoi igienice-sanitare complet diferite față de o florărie, iar acest lucru trebuie reflectat în organizarea spațiului. Dacă nu există o persoană sau un administrator dedicat, este recomandat ca firmele să stabilească un set de reguli interne: cine face ce, când, cu ce bani. Unele afaceri angajează în comun o firmă de curățenie sau o persoană responsabilă cu întreținerea, costurile fiind împărțite lună de lună. Alteori, cheltuielile comune sunt plătite de o firmă care apoi le recuperează de la celelalte, dar această formulă poate crea frustrări dacă nu există transparență absolută. Este important și modul de comunicare – un simplu grup de WhatsApp nu este suficient în cazul unei colaborări economice serioase. De asemenea, cine răspunde în cazul unei avarii, a unei plângeri de la vecini sau a unei inspecții ANPC?

Aspecte fiscale: ce facturăm și cui?

Pe plan fiscal, închirierea în comun generează o serie de întrebări practice care nu trebuie ignorate. Prima întrebare este: cine este titularul contractului de închiriere și cine emite facturile pentru chirie și utilități? Dacă fiecare firmă semnează direct cu proprietarul, lucrurile sunt clare: fiecare are propriul contract, propria factură, propriile responsabilități. Dacă închirierea se face printr-un SRL comun, acesta emite facturi către fiecare partener, dar este obligat să țină o evidență contabilă separată, cu toate implicațiile fiscale aferente. În cazul subînchirierii, firma principală facturează celelalte firme și înregistrează veniturile respective, ceea ce are efecte directe asupra impozitului (micro vs. profit), TVA și deductibilitate. De asemenea, trebuie luate în calcul cheltuielile comune: pot fi deduse? Se refacturează? Dacă o firmă folosește 40% din spațiu, poate deduce acea proporție din facturile de utilități? În practică, ANAF poate cere dovezi și justificări pentru orice facturaare, iar lipsa acestora poate duce la recalculări sau sancțiuni. În România, legea fiscală nu interzice colaborarea în spații comune, dar cere ca totul să fie documentat corect, cu evidențe clare.

Obține o ofertă de credit pentru societatea ta, de până la 150 000$, în doar 48 de ore. Absolut gratuit.

Aplică aici!

Riscurile ascunse: când închirierea în comun devine o problemă

Deși pare o soluție ideală, închirierea în comun nu este lipsită de riscuri reale. Cel mai frecvent risc este apariția conflictelor între parteneri: neînțelegeri legate de zgomot, clienți, program de lucru sau stil de promovare. De exemplu, o cofetărie care organizează petreceri pentru copii poate intra în conflict cu un cabinet de terapie aflat în aceeași incintă. Alt risc este lipsa de responsabilitate comună: dacă o firmă nu plătește chiria, ceilalți parteneri pot fi afectați financiar sau chiar evacuați. Un alt aspect delicat este rezilierea contractului: ce se întâmplă dacă o firmă dă faliment sau se retrage? Cine preia partea sa de chirie sau cum se redistribuie spațiul? În lipsa unui acord bine gândit, astfel de situații pot duce la dispute legale sau blocaje operaționale. De asemenea, imaginea unui brand poate fi afectată de partenerii cu care împarte spațiul: dacă unul dintre businessuri are recenzii negative sau probleme cu autoritățile, ceilalți pot suferi colateral. Un alt risc este competiția internă: dacă firmele oferă produse sau servicii similare, pot apărea tensiuni în loc de colaborare.

Ce tipuri de afaceri se potrivesc cel mai bine în acest model

Nu toate afacerile pot coexista armonios într-un spațiu comun, iar alegerea partenerilor trebuie făcută cu grijă. Cel mai bine funcționează combinațiile de activități care se completează, nu care concurează. De exemplu, un salon de înfrumusețare poate coexista foarte bine cu un mic spațiu de retail de cosmetice, un studio de fotografie sau un brand local de haine. În domeniul alimentar, o brutărie artizanală poate împărți spațiul cu o cafenea sau un producător de dulcețuri, oferind o experiență completă clientului. Serviciile creative – cum ar fi copywriting, design grafic, marketing digital – pot împărți birouri și săli de întâlniri fără interferențe majore, deoarece ritmul lor de lucru este compatibil. În schimb, un studio de yoga și o agenție de telemarketing probabil că nu vor funcționa bine în același spațiu din cauza diferențelor de zgomot și atmosferă. În România, afacerile mici și mijlocii din zona urbană – mai ales din sectoarele creative, sănătate, retail local și consultanță – sunt cele mai potrivite pentru co-închiriere. Important este ca fiecare firmă să aibă clar delimitate zona, obiectivele și publicul țintă.

Cum se gestionează ieșirea din parteneriat fără scandal

Un aspect deseori ignorat în faza de entuziasm este ce se întâmplă când una dintre firme decide să plece. Orice acord de închiriere în comun trebuie să prevadă din start scenariile de ieșire: termeni, condiții, notificare prealabilă și obligații restante. În România, legislația permite încheierea de contracte civile între firme, cu clauze de ieșire flexibilă, dar acestea trebuie redactate profesionist. Ideal este ca în contractul principal de închiriere să fie menționați toți chiriașii sau să existe acorduri de subînchiriere clare, astfel încât unul dintre ei să poată pleca fără a afecta legal pe ceilalți. Dacă ieșirea nu este bine condusă, pot apărea tensiuni: de la neplata chiriei pe ultima lună până la distrugerea unor bunuri comune sau reclamarea spațiului la ANAF. Este esențial să se stabilească din start cine are prioritate în a aduce un nou partener sau ce se întâmplă cu cheltuielile deja împărțite. În multe cazuri, firmele stabilesc o perioadă de tranziție (30–60 zile) în care partenerul care pleacă își recuperează bunurile și se retrage treptat. De asemenea, dacă spațiul are amenajări sau investiții comune, acestea trebuie evaluate și compensate corect.

Închirierea în comun între 2–3 afaceri nu este o soluție miraculoasă, dar poate fi un motor real de eficiență și creștere dacă este tratată ca un parteneriat și nu ca un compromis. În România, această practică începe să prindă rădăcini mai ales în mediul urban și în sectoarele creative sau de servicii. Avem nevoie de mai multă educație antreprenorială în privința parteneriatelor comerciale, pentru că ele nu se reduc la „împărțim chiria și vedem cum merge”. Din punct de vedere juridic și fiscal, cadrul există, dar nu e valorificat suficient pentru că mulți antreprenori nu cer consultanță profesională. Modelul funcționează cel mai bine când este gândit de la început: spațiu potrivit, oameni compatibili, reguli clare și strategie comună.