Cum să prioritizezi sarcinile: sfaturi pentru a-ți stăpâni fluxul de lucru

Este o după-amiază de lucru ca oricare alta. Te așezi la birou cu o ceașcă de cafea și te uiți la calculator – și te confrunți cu o decizie. Gestionați un nou proiect, iar căsuța de e-mail este plină de întrebări ale angajaților. Un coleg despre care știți că se luptă cu propriile sarcini de gestionare a proiectelor bate la ușă. Iar tu trebuie să dezvolți o nouă metodă inovatoare de urmărire a progresului pe care să o prezinți șefului tău. Ce faceți mai întâi? O zi obișnuită implică zeci de sarcini, cum ar fi verificarea cu membrii echipei, răspunsul la e-mailuri și rezolvarea obligațiilor personale.  Dacă nu prioritizezi sarcinile într-o manieră organizată și bine informată, ești o navă fără pânze. Veți trece prin ziua dumneavoastră fără prea multă direcție și scop, devenind ușor copleșit și scăpat de sub control.

Stabilirea priorităților sarcinilor acționează ca o pânză, ghidându-vă pe parcursul zilei pe măsură ce vă urmați lista de sarcini. Această gestionare eficientă a timpului înseamnă că vă veți bucura de un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată și veți oferi o muncă de calitate superioară fără a pierde termenele limită, astfel încât să învățați cum să vă prioritizați sarcinile este cu adevărat de neprețuit pentru dezvoltarea dumneavoastră profesională.

Ce înseamnă să prioritizezi sarcinile?

Stabilirea priorităților sarcinilor implică inventarierea fiecărei sarcini, de obicei zilnic și săptămânal, și organizarea lor în funcție de nivelul de importanță. De asemenea, ați putea clasifica fiecare element în funcție de nivelul de urgență.

Fiți conștienți de faptul că urgența nu este același lucru cu importanța. Răspunsul la e-mailul unui client ar putea fi urgent, deoarece acesta are nevoie de un răspuns în timp util, dar poate că nu este la fel de important ca finalizarea tuturor livrabilelor din portofoliul lor până la sfârșitul trimestrului.

Odată ce știți cât de importantă și de urgentă este fiecare sarcină, puteți determina de ce resurse aveți nevoie pentru fiecare, cum ar fi timpul și ajutorul colegilor, pentru a stabili când și cum veți finaliza fiecare element.

Iată o modalitate excelentă de a organiza sarcinile în funcție de importanța și urgența lor:

• Faceți sarcinile urgente și importante, cum ar fi un raport de client care trebuie predat mâine
• Planificați elementele importante și neurgente, cum ar fi un calendar de proiect care trebuie predat în două săptămâni
• Delegați elementele care sunt urgente, dar neimportante pentru fluxul de lucru, cum ar fi rezervarea unei săli de conferințe
• Eliminați sarcinile neurgente și neimportante pentru a vă ocupa în schimb de elemente mai urgente, cum ar fi pregătirea pentru o prezentare mai târziu în acea zi

De ce este important să prioritizați sarcinile de lucru?

Uneori, numărul mare de sarcini pe care le aveți vă poate copleși și vă poate face să simțiți că nu știți de unde să începeți. S-ar putea să vă pierdeți motivația pentru că se pare că nu reușiți să finalizați nimic în timp ce încercați să faceți progrese cu mai multe elemente în același timp.

Iar dacă nu v-ați prioritizat sarcinile, s-ar putea să pierdeți timpul lucrând la lucruri greșite, cum ar fi elemente cu prioritate scăzută în loc de sarcini urgente și cu miză mare. Acest lucru vă afectează productivitatea și randamentul muncii, crescând șansele de a atrage atenția managerului dumneavoastră – ceea ce ar putea duce la o mărire de salariu sau la o promovare.

De asemenea, s-ar putea să nu respectați termenele limită și să vă dezamăgiți membrii echipei dacă încetiniți proiectele pentru că nu lucrați la elementele potrivite la momentul potrivit. Așadar, merită să învățați cum să vă prioritizați sarcinile pentru a vă menține în fruntea volumului de muncă.

Obține o oferta de credit pentru societatea ta, de pana la 150 000$, in doar 48H. Absolut gratuit.

Aplica aici!

 Instrumente pentru a prioritiza sarcinile

Oamenii nu sunt manageri naturali ai timpului. În timp ce unii sunt mai înclinați în mod natural să își organizeze timpul, majoritatea oamenilor trebuie să învețe cum să prioritizeze sarcinile pentru a-și atinge mai bine obiectivele. Acest lucru este reconfortant, deoarece înseamnă că și tu poți învăța.

Iată metode pentru prioritizarea sarcinilor.

Agenda sarcinilor

Începeți simplu prin a vă sublinia sarcinile și termenele limită într-un planificator de gestionare a timpului, cum ar fi un calendar digital, o aplicație de productivitate sau o agendă scrisă de mână. Puteți crea liste separate de sarcini personale și profesionale sau puteți găzdui totul în același spațiu pentru a obține o imagine de ansamblu a zilei, săptămânii sau lunii.

 Cea mai importantă sarcină

Metoda presupune alegerea în fiecare zi și săptămână a câtorva sarcini care sunt cele mai importante și acordarea de atenție acestora. După ce le finalizați, vă eliberați libertatea de a lucra la orice doriți, în orice ordine. Această metodă este excelentă atunci când nu aveți multe sarcini zilnice și săptămânale urgente și, de asemenea, vă place să lucrați mai flexibil, pe care îl puteți face în orice moment.

 Sfaturi pentru prioritizarea sarcinilor la locul de muncă

Stabilirea priorităților sarcinilor va arăta diferit pentru dvs. față de următoarea persoană, deoarece fiecare își organizează timpul în mod diferit. Dar iată șapte sfaturi pe care le puteți folosi pentru a vă îmbunătăți strategia unică.

Descoperă-ți ritmul

 Trezitul devreme este o strategie comună de productivitate, deoarece mulți oameni se simt mai puțin distrași și mai energici dimineața, dar aceasta nu este neapărat alegerea potrivită pentru tine. În funcție de corpul tău și de ritmul circadian, trezitul prea devreme poate fi chiar contraproductiv.

Luați în considerare momentul în care vă simțiți cel mai treaz și mai plin de energie în timpul zilei și păstrați sarcinile de mare concentrare pentru acel moment. De asemenea, încercați să acordați prioritate unei rutine de somn sănătoase, exercițiilor fizice și alimentației nutritive pentru a încuraja concentrarea mentală pe tot parcursul zilei.

Fiți cu ochii pe premiu

Chiar și cele mai obișnuite și plictisitoare sarcini contribuie, de obicei, la obiective importante pe termen lung. Iar faptul că știți de ce faceți ceva ar putea să vă facă să vă simțiți mai concentrat și mai motivat să îl finalizați. De exemplu, scrierea unei luni de postări sociale ar putea părea plictisitoare. Dar dacă vă amintiți că aceste postări fac parte dintr-o campanie de marketing mai amplă care are ca scop creșterea veniturilor companiei cu 5%, s-ar putea să vă simțiți mai motivat să terminați această sarcină la timp.

Și amintiți-vă de propriile obiective profesionale pentru a da sarcinilor mai mult context și semnificație. Poate că respectarea fiecărui termen limită timp de o lună vă crește șansele de a primi o promovare sau o mărire de salariu. Acesta este un motiv suficient pentru a munci din greu și a finaliza totul.

Acordați prioritate dezvoltării dvs.

Dezvoltarea dvs. personală este la fel de importantă – și adesea mai motivantă – decât cea profesională. Așadar, atunci când evaluați importanța și urgența unui element, luați în calcul și modul în care vă ajută să vă dezvoltați abilitățile valoroase, atât cele hard cât și cele soft, pe care doriți să le îmbunătățiți. Pentru a vă consolida abilitățile de comunicare, plasați în elemente de prioritate mai mare sarcini aparent neimportante, cum ar fi redactarea unor e-mailuri clare, verificarea membrilor echipei sau pregătirea punctelor de discuție înainte de întâlniri.

Dați tuturor lucrurilor o dată limită

Fiecare sarcină ar trebui să aibă un termen limită clar – chiar dacă managerul dvs. nu a atribuit unul. Acest lucru vă ajută să vă prioritizați timpul și să înțelegeți mai bine ce trebuie să faceți în fiecare zi, săptămână și lună pentru a vă respecta programul. Iar punerea unor date de scadență pe elementele de acțiune care nu sunt sensibile la timp ar putea, de asemenea, să vă motiveze să fiți mai productiv și să depășiți tergiversarea.

Urmăriți-vă timpul

Urmăriți cât timp vă ia să finalizați fiecare sarcină pentru a înțelege mai bine cum ar trebui să prioritizați aceste tipuri de elemente în viitor. Dacă sunteți un grafician independent, de exemplu, urmăriți cât timp petreceți pentru a redacta un contract, pentru a efectua revizuiri de design. Apoi, ajustați listele de prioritizare a sarcinilor viitoare și termenele de predare către clienți pentru a reflecta aceste informații.

Gestionați distracțiile

Fie că este vorba de un copil nerăbdător sau de ecranul aprins al telefonului, viața vă va îndepărta de munca dvs. dacă o lăsați, așa că trebuie să încercați în mod conștient să evitați distragerile. Începeți prin a vă observa pe parcursul zilei de lucru pentru a observa ce vă fură atenția – poate că vă verificați e-mailul personal sau vă jucați un joc pe telefon. Apoi, stabiliți linii directoare pentru a limita aceste activități. Ați putea să vă blocați telefonul timp de o oră la un moment dat, în timp ce vă concentrați asupra muncii sau să activați setările browserului care limitează timpul pe care îl puteți petrece pe anumite pagini.

Profitați de tehnologie

Când vine vorba de prioritizarea sarcinilor, tehnologia este prietenul tău. Există atât de multe instrumente de productivitate digitală, de la platforme de gestionare a sarcinilor la integrări de platforme de mesagerie care vă notifică cu privire la datele de scadență a sarcinilor. Puteți găsi, de asemenea, setări ale browserului și ale aplicațiilor care limitează utilizarea și dispozitive de urmărire a timpului petrecut pentru a urmări timpul petrecut și a crea rapoarte pentru dvs. sau pentru managerul dvs.

Erorile comune ale rutinei zilnice

Înțelegerea greșelilor comune care vă deturnează atenția este esențială pentru a configura un sistem care vă permite să vă concentrați asupra priorităților dvs. de top.

Începeți prin a vă evalua sarcinile zilnice și săptămânale și încercați metode de prioritizare până când găsiți una care vă face să vă simțiți motivat și pregătit să vă ocupați de munca dumneavoastră. Apoi, păstrați în minte imaginea de ansamblu – atât în ceea ce privește obiectivele personale, cât și cele profesionale – și bucurați-vă să abordați fiecare zi cu calm și intenție.