Veverita Aliona 
Existența unui cont de e-mail profesional este o parte esențială a înființării oricărei noi afaceri. Este cel mai bun mod de a comunica cu clienții, partenerii și furnizorii și conferă credibilitate afacerii dumneavoastră. Cu un plan de e-mail corect, afacerea dvs. poate avea o adresă de e-mail profesională care vă va ajuta cu orice, de la marketing la facturi și până la întrebări ale clienților.
Aici vă vom explica cum să configurați un cont de e-mail de afaceri și ce pași trebuie urmați pentru a vă asigura că e-mailul companiei dvs. arată bine și funcționează într-un mod profesionist.
Ce este un e-mail de afaceri?
Un cont de e-mail de afaceri este un sistem de e-mail care permite schimbul de informații între utilizatori, permițând companiilor să comunice atât la nivel intern, cât și cu clienții și partenerii externi.
Conturile de e-mail de afaceri oferă o serie de caracteristici care nu se regăsesc de obicei în conturile de e-mail personale tradiționale – cum ar fi opțiuni de securitate avansate, stocare robustă și instrumente puternice de colaborare. Acest lucru le face deosebit de potrivite pentru întreprinderile care au nevoie de o comunicare sigură care să depășească nivelul e-mailurilor personale standard, cu avantajul suplimentar de a putea accesa e-mailurile de pe mai multe dispozitive.
Importanța de a avea un e-mail de afaceri
Faptul de a avea un cont de e-mail profesional de afaceri poate avea numeroase beneficii pentru afacerea dumneavoastră. Unele dintre beneficiile unui e-mail de afaceri includ:
- Transmiterea unui sentiment de profesionalism
- Oferă o platformă sigură și consistentă pentru comunicare
- Permite destinatarilor să aibă încredere în sursa mesajului primit ca fiind autentică și de încredere
- Posibilitatea de a pune în valoare expertiza și experiența brandului dvs.
- Creează un punct de contact memorabil și ușor de găsit pentru clienții dvs.
- Vă ajută să mențineți o comunicare eficientă, care este mai ușor de monitorizat și de urmărit în scopuri de referință
- Oferă o platformă mai sigură decât alte formate publice.
Pe scurt, a avea un cont de e-mail de afaceri este esențial pentru orice organizație de succes în lumea digitală de astăzi.
Ce este un furnizor de găzduire de e-mail?
Un furnizor de găzduire a e-mailurilor este serverul la distanță unde sunt stocate e-mailurile dumneavoastră și fișierele asociate. Este posibil să fiți familiarizat cu furnizorii de găzduire a e-mailurilor, cum ar fi Gmail, Outlook și Zoho Mail.
Pe lângă stocarea e-mailurilor și a fișierelor, furnizorul de găzduire a e-mailurilor pe care l-ați ales vă poate oferi și servicii precum protecție de securitate, autentificare, calendare și filtrare și gestionare a e-mailurilor.
Este important să vă gândiți cu atenție la furnizorul de găzduire a e-mailurilor, luând în considerare ce servicii oferă și dacă acestea se aliniază cu nevoile dumneavoastră de afaceri.
Cum să configurați un e-mail de afaceri
Alegeți un furnizor de e-mail
Primul pas în configurarea unui cont de e-mail de afaceri este alegerea unui furnizor de e-mail. Există mulți furnizori diferiți, așa că este important să vă documentați asupra fiecăruia înainte de a vă decide asupra unuia. Unii dintre cei mai populari furnizori includ Gmail, Outlook și Zoho Mail. Fiecare furnizor oferă diferite caracteristici și niveluri de securitate, așa că asigurați-vă că citiți recenziile înainte de a lua o decizie.
Alegeți-vă numele de domeniu
După ce ați ales un furnizor de e-mail, va trebui să alegeți un nume de domeniu pentru afacerea dumneavoastră. Acesta este numele care va apărea în fața adresei dvs. de e-mail. Atunci când alegeți un nume de domeniu pentru afacerea dvs., asigurați-vă că este ușor de reținut și de ortografiat corect pentru clienți – nu vreți ca aceștia să tasteze greșit ceva care i-ar putea duce la un site web sau la o adresă de e-mail greșită!
Configurați-vă contul
După ce ați ales un furnizor de e-mail și un nume de domeniu, este timpul să vă configurați contul. Majoritatea furnizorilor au pe site-urile lor instrucțiuni ușor de urmat care vă vor ghida prin fiecare etapă a procesului; asigurați-vă doar că urmați toți pașii corect. După ce v-ați creat contul, asigurați-vă că selectați parole puternice atât pentru dumneavoastră, cât și pentru orice angajați care vor folosi contul – acest lucru va ajuta la menținerea tuturor e-mailurilor în siguranță față de hackeri sau alți actori rău intenționați. În plus, luați în considerare activarea autentificării cu doi factori pentru un plus de securitate; acest lucru presupune ca utilizatorii să introducă nu numai parola, ci și o altă formă de autentificare (de obicei prin SMS) atunci când se conectează la conturile lor de pe dispozitive sau din locații necunoscute.
Începeți să trimiteți e-mailuri
După ce totul a fost configurat corespunzător (și testat), puteți începe să trimiteți e-mailuri din noul dvs. cont profesional. Atunci când trimiteți e-mailuri de la această nouă adresă, nu uitați să fiți întotdeauna politicos și profesionist – aceste mesaje reprezintă, până la urmă, compania dumneavoastră. Încercați să nu folosiți abrevieri sau cuvinte de argou, deoarece acestea pot deruta clienții sau potențialii clienți care nu sunt familiarizați cu astfel de termeni în cadrul unei comunicări formale. Asigurați-vă că toată lumea folosește, de asemenea, o ortografie și o gramatică adecvate. Deși ocazional se pot întâmpla greșeli, acestea ar trebui să fie menținute la minimum pentru a vă asigura că comunicările rămân clare și concise în orice moment.
Cât costă e-mailul de afaceri?
Costul unui e-mail de afaceri variază, de obicei, în funcție de cerințele individuale ale organizației, de exemplu, de numărul de utilizatori, de cantitatea de stocare necesară, de tipul de server, de caracteristicile avansate și, bineînțeles, depinde de furnizorul de e-mail ales.
Prețurile pot varia de la câțiva dolari pe lună în sus. Unii furnizori oferă reduceri pentru planurile anuale și alte structuri de prețuri accesibile, așa că merită să faceți cumpărături și să comparați prețurile înainte de a vă angaja.
Pot obține un e-mail de afaceri fără un domeniu?
Din păcate, nu puteți crea un e-mail de afaceri fără a avea mai întâi un nume de domeniu. Aceste adrese de e-mail nu vor conține numele afacerii dvs. și, prin urmare, nu sunt considerate adrese de e-mail de afaceri.
Cum se configurează o semnătură de e-mail
Pe lângă configurarea contului de e-mail de afaceri, este o idee bună să adăugați o semnătură în partea de jos a e-mailurilor dumneavoastră. Aceasta este o altă componentă care contribuie la creșterea credibilității și profesionalismului afacerii dumneavoastră.
Semnătura dvs. de e-mail ar trebui să includă:
- Numele dvs. complet
- Titlul postului dvs.
- Informațiile dumneavoastră de contact, inclusiv numărul de telefon
- Site-ul web și linkurile către rețelele de socializare
- Logo-ul companiei dvs.
Pentru a crea o semnătură de e-mail, tot ce trebuie să faceți este să vă conectați la contul de e-mail și să accesați preferințele sau setările. Aici veți găsi o opțiune pentru a crea o semnătură de e-mail. Asigurați-vă că verificați de două ori proiectul final înainte de a-l salva – o semnătură de e-mail eficientă lasă o impresie bună despre afacerea dumneavoastră.
Făcându-vă timp pentru a crea o semnătură de e-mail de bună calitate, veți da o impresie mai rafinată a organizației dumneavoastră și veți contribui la construirea unor relații mai puternice cu alte întreprinderi.
Sfaturi de top pentru eticheta de e-mail
Odată ce v-ați configurat e-mailul de afaceri, este important să continuați să proiectați brandul și profesionalismul companiei dvs. atunci când începeți să trimiteți e-mailuri. Printre sfaturile de care trebuie să țineți cont se numără:
- compunerea unui subiect clar și succint.
- Folosiți un limbaj formal
- Corectați-vă e-mailurile înainte de a le trimite
- Asigurați-vă că mesajul dvs. este concis și la obiect
Ținând cont de aceste sfaturi simple, vă veți asigura că toate e-mailurile dvs. de afaceri sunt trimise în mod eficient și politicos.
Configurarea unui e-mail profesional de afaceri nu trebuie să fie complicată – de fapt, este un proces simplu care poate face toată diferența atunci când vine vorba de crearea unei identități de brand corecte. Vă permite să păreți mai autoritar și să stabiliți o credibilitate importantă în fața clienților și partenerilor, precum și să stabiliți o rețea de comunicare pentru afacerea dumneavoastră.
Cu furnizorul de e-mail potrivit, numele de domeniu potrivit și o înțelegere a funcțiilor de securitate și verificare, puteți configura cu ușurință un e-mail de afaceri care vă permite să trimiteți e-mailuri ca un profesionist.
