Veverita Aliona 
Întreprinderile se bazează pe personalul administrativ de birou (administrator) pentru a menține buna desfășurare a operațiunilor. Acești profesioniști folosesc diverse abilități hard și soft, cum ar fi expertiza tehnică în domeniul software și gestionarea timpului, pentru a ajuta locurile de muncă să funcționeze în mod optim. Dar, din cauza varietății de sarcini pe care le gestionează personalul de birou, poate fi dificil să precizezi ce trebuie să faci pentru a excela în acest domeniu de activitate. Fie că doriți să vă îmbunătățiți CV-ul sau să începeți un nou loc de muncă interesant, probabil că aveți deja multe abilități transferabile de care au nevoie angajatorii care caută personal de birou. S-ar putea să aveți nevoie doar să cultivați una sau două abilități de birou suplimentare pentru a dovedi că sunteți calificat.
Ce sunt competențele de birou?
Competențele de birou sunt competențe de bază pe care membrii echipei administrative le posedă pentru a ajuta o afacere să funcționeze și să prospere, cum ar fi organizarea documentelor și comunicarea eficientă.
Profesioniștii din domeniul administrației folosesc aceste abilități pentru a gestiona în mod eficient sarcinile, cum ar fi oferirea de asistență zilnică celorlalți angajați, menținerea organizării locului de muncă și asigurarea faptului că informațiile critice pentru afaceri sunt accesibile și corecte.
Rolurile administrative care necesită de obicei abilități complete de birou includ:
- Secretarii executivi
- Asistenți de birou
- Angajați de introducere a datelor
- Recepționeri
- Reprezentanți ai serviciului clienți
Pe lângă munca lor din spatele scenei, profesioniștii din domeniul administrației sunt adesea imaginea publică a unei organizații, dacă au un birou în persoană, fiind primul punct de contact pentru clienții potențiali și existenți sau pentru candidații la un loc de muncă.
Top cele mai bune aptitudini de birou
Căutarea unui loc de muncă necesită prezentarea unei mari varietăți de competențe. Iar piața forței de muncă se restrânge pentru multe roluri de birou – rolurile de servicii pentru clienți sunt în declin, la fel ca și posturile de secretară și asistent administrativ – astfel încât demonstrarea eficientă a acestor competențe este crucială pentru a obține un loc de muncă.
În timp ce următoarele abilități la mare căutare sunt de neprețuit indiferent de domeniul în care lucrați, ele sunt indispensabile atunci când vă lansați într-o carieră de succes în domeniul administrației de birou:
Cunoștințe de calculator și tehnice: În zilele noastre, majoritatea sarcinilor de birou se bazează pe calculator. Familiarizați-vă cu aplicații de birou precum Google Docs sau produsele Microsoft Office, cum ar fi Word, Excel și Outlook.
Servicii pentru clienți/lucrători: Atât pentru rolurile cu clienții, cât și pentru cele interne, a-i ajuta pe ceilalți să rezolve problemele cu răbdare, empatie și o atitudine pozitivă contribuie la relații pozitive la locul de muncă.
Organizarea și programarea: Administratorii de birou mențin ordinea la locul de muncă. Dacă aplici pentru un post de administrator de birou, trebuie să fii capabil să localizezi informații în câteva minute, să aliniezi întâlnirile cu agenda încărcată a tuturor și să menții un program de evenimente astfel încât nimeni să nu rateze o întâlnire sau un termen limită.
De asemenea, este valoros să fii familiarizat cu aplicațiile online care îți completează abilitățile de organizare.
Abilități de comunicare: Birourile se bazează pe diverse mijloace de comunicare, fie că se ocupă de o solicitare a unui client prin e-mail, fie că răspunde la telefon și returnează mesajele, fie că răspunde la o solicitare în persoană. Ar trebui să interpretați și să comunicați cu abilitate mesajele verbale și nonverbale în toate scenariile.
Adaptabilitate: Un birou este un mediu în continuă schimbare, iar angajatorul dvs. se va aștepta să țineți pasul. Fie că este vorba de o nouă aplicație informatică sau de o schimbare a priorităților, veți trece cu succes peste provocări dacă vă puteți adapta rapid fără a vă agita sau frustra.
Rezolvarea problemelor: Într-un birou apar adesea situații neașteptate, iar dumneavoastră trebuie să le rezolvați în mod independent. Ar trebui să fiți capabil să evaluați rapid o problemă, să dezvoltați și să evaluați opțiunile și să alegeți cea mai bună soluție.
Introducerea datelor: Menținerea documentației la zi cu ajutorul unui software de urmărire a informațiilor sau a unor foi de calcul este, de obicei, sarcina unui administrator de birou. Detaliile clienților, înregistrările de plată și inventarul necesită actualizări regulate, rapide și precise.
Gestionarea timpului: În calitate de administrator de birou, gestionarea priorităților concurente este o parte tipică a muncii. Înțelegeți cum să vă gestionați timpul pentru a satisface așteptările, fiind în același timp suficient de flexibil pentru a vă schimba în cazul în care o altă sarcină are brusc prioritate.
Colaborare și responsabilitate: Munca în echipă este esențială pentru munca de birou. Colegii dvs. depind de dvs., așa că trebuie să știți când și cum să îi sprijiniți. Demonstrarea seriozității și a fiabilității sunt abilități interpersonale vitale care vă vor ajuta să mențineți buna funcționare a locului de muncă.
Atenție la detalii: Administratorii de birou sunt atenți la detalii. Munca lor trebuie să fie lipsită de erori, deoarece sunt adesea ultimul set de ochi care analizează conținutul înainte de a fi făcut public. Abilitățile de editare și de verificare a faptelor sunt esențiale.
Competențe de birou dure versus competențe de birou ușoare
Atunci când analizează o fișă de post, angajatorii solicită adesea un amestec de aptitudini fizice și transversale. Ambele sunt la fel de valoroase și contribuie la succesul în carieră, dar cum vă clasificați corect calificările?
Competențe de birou dificile
Competențele hard formează cunoștințe explicite care vă permit să vă desfășurați bine activitatea profesională. Aceste calificări sunt, de obicei, de natură tehnică și specifice unei industrii. De obicei, le dezvoltați prin formare, educație și experiență la locul de muncă.
Competențe ușoare
Competențele transversale sunt un pic mai vagi. Oamenii clasifică de obicei aceste calificări ca fiind trăsături de personalitate sau cunoștințe tacite dezvoltate prin experiența de viață, mai degrabă decât prin educație formală.
Acest set de aptitudini influențează modul în care vă faceți treaba, cum ar fi dacă lucrați independent sau în grup. Competențele tale soft oferă grijă și conexiune la un mediu de birou, asigurându-se că toată lumea se bucură de un loc de muncă pozitiv și funcțional.
Un avantaj al dezvoltării repertoriului de competențe transversale este că, spre deosebire de cele mai multe competențe profesionale, acestea sunt ușor de transferat de la o industrie la alta. Aceste abilități importante vă servesc la fel de bine dacă rămâneți în administrația de birou până la pensie sau dacă, în cele din urmă, vă schimbați cariera.
Îmbunătățirea competențelor de birou
În timp ce aceste abilități sunt esențiale pentru administratori și personalul de birou, oricine poate beneficia de adăugarea abilităților de birou la lista lor de calificări. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți performanța la locul de muncă prin actualizarea competențelor de birou:
- Urmați un curs online: Puteți găsi cursuri online în aproape orice domeniu. Cursurile accelerate de competențe informatice sunt o modalitate excelentă de a vă actualiza cunoștințele despre aplicațiile software, iar participarea la un atelier de lucru pentru a vă dezvolta abilitățile de comunicare este de neprețuit, indiferent de cariera dumneavoastră.
- Încorporați obiceiurile de lucru în viața de zi cu zi: Dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile de birou, exersați-le acasă. Îmbunătățiți-vă abilitățile de organizare prin crearea unui sistem de arhivare pentru facturile, garanțiile și alte documente legate de casă. Sau perfecționați-vă abilitățile de utilizare a Microsoft Office folosind Excel pentru a vă face lista de cumpărături.
- Voluntar: Voluntariatul este o modalitate excelentă de a vă dezvolta abilitățile, contribuind în același timp la o cauză utilă. Și multe organizații non-profit ar aprecia timpul și energia ta în schimbul unei experiențe de lucru practice.
- Alăturați-vă unei organizații din industrie: A deveni membru al unei asociații profesionale, cum ar fi Asociația Internațională a Profesioniștilor Administrativi, este o modalitate excelentă de a fi la curent cu cele mai recente aplicații care permit economisirea timpului și cu tendințele din industrie. De asemenea, puteți face networking cu profesioniști care gândesc la fel de bine și care s-ar putea să se gândească la dumneavoastră atunci când apar oportunități.
Cum să-ți evidențiezi abilitățile de birou în CV-ul tău
Un loc de muncă corporatist mediu primește aproximativ 250 de candidaturi, așa că trebuie să faci ca CV-ul tău să iasă în evidență față de concurenți. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să vă evidențiați abilitățile de birou și să atrageți atenția unui recrutor.
Folosiți cuvinte cheie
Examinați anunțul de angajare și notați orice cuvinte cheie utilizate. Apoi, încorporați acești termeni în descrierea competențelor din CV-ul dumneavoastră.
Dacă aplicați pentru un rol de asistent executiv, de exemplu, iar una dintre calificările enumerate este promptitudinea, iar aceasta este o abilitate în care excelezi, folosește același termen atunci când îți descrii experiența. Atunci când managerul care face angajarea vă va vizualiza cererea, va reține rapid acest limbaj și va vedea că vă potriviți calificărilor descrise.
Multe companii folosesc sisteme de urmărire a candidaților pentru a simplifica eforturile de recrutare. Acest software cerne CV-urile, le indexează și trimite documentele cu termenii potriviți mai departe în procesul de aplicare.
Prin încorporarea cuvintelor-cheie în competențele enumerate în CV-ul dumneavoastră, software-ul vă va recunoaște calificările ca fiind potrivite pentru postul respectiv.
Evidențiați competențele transversale
Dacă nu aveți o parte din experiența sau din competențele solicitate de angajator, aplicați oricum, alegând un tip de CV care să vă evidențieze competențele transversale. Adesea, angajatorii acordă prioritate abilităților interpersonale față de cele tehnice, deoarece acestea din urmă sunt mai ușor de predat.
Profesioniștii din domeniul administrației sunt meseriași în toate domeniile. Scopul principal este de a menține un loc de muncă în bună stare de funcționare, iar acest lucru implică totul, de la organizarea documentelor până la rezolvarea conflictelor.
Acum că știți câteva dintre cele mai căutate abilități de birou, puteți îmbunătăți orice punct slab pentru a vă diferenția de concurență și a excela în acest domeniu practic.
