Veverita Aliona 
Pentru o firmă mică din România, „controlul fiscal” începe adesea cu o simplă notificare scrisă, trimisă prin e-mail sau poștă. Aceasta provine de regulă de la Administrația Fiscală de care aparține compania și anunță intenția organelor ANAF de a verifica anumite aspecte financiare. Documentul specifică tipul controlului – poate fi inspecție fiscală generală, tematică sau control. Patronii micilor firme, mai ales cei fără contabil angajat, au panică frecvent când văd antetul ANAF, dar nu orice control înseamnă amenzi. Controlul nu se face din senin: de obicei, este declanșat de discrepanțe între declarații, semnale din SPV sau denunțuri anonime. În notificare se solicită prezentarea unor documente justificative: balanțe, facturi, registre, evidențe contabile, situații de casă. Termenul pentru predare este, de regulă, între 5 și 15 zile. În cazul în care firma nu răspunde, ANAF poate decide control inopinat la sediu sau domiciliu fiscal. În realitate, mulți inspectori fiscali preferă mai întâi o discuție informală telefonică pentru lămuriri.
Inspecția fiscală: ce caută, cum caută și cât durează
Inspecția fiscală este cea mai temută formă de control și presupune verificarea profundă a activității unei firme pe o perioadă de până la 5 ani. Inspectorii fiscali vin în echipă – de obicei doi – și pot sta la sediul firmei de la câteva zile la câteva luni, în funcție de complexitatea operațiunilor. Nu caută orice: se uită în special la TVA, impozit pe profit sau pe venit, contribuții sociale, deductibilități și documente justificative. Când firma are evidențe contabile în regulă și totul e înregistrat, inspecția poate decurge fără sancțiuni. Dar dacă lipsesc facturi, lipsesc contracte, sau sunt declarate cheltuieli nejustificate, inspectorii încep să adauge sume de plată. Durata controlului este reglementată: pentru firmele mici, nu ar trebui să dureze mai mult de 45 de zile. Totuși, termenul poate fi prelungit o singură dată, cu încă 45 de zile, în condiții justificate. În timpul inspecției, se întocmesc note de constatare, procese-verbale, iar la final – un raport detaliat. Nu orice neregulă înseamnă evaziune – multe sunt pur și simplu erori contabile sau necunoaștere.
Controlul tematic: când ANAF se uită pe un singur aspect
Nu toate controalele sunt complete sau lungi – unele sunt tematice și vizează un singur element: TVA-ul neplătit, salariile nejustificate, stocurile de marfă, bonurile fiscale sau folosirea caselor de marcat. De exemplu, în ultimii doi ani, ANAF a derulat controale tematice în rândul micilor comercianți care acceptă doar numerar, verificând dacă folosesc case de marcat și dacă emit bon fiscal. Controlul tematic este rapid – uneori durează o singură zi și se termină cu un proces-verbal. Micii patroni din domenii precum alimentație publică, transport sau comerț cu ridicata sunt printre cei mai vizați. Nu presupune analizarea completă a firmelor, ci doar a acelui punct specific. De cele mai multe ori, aceste controale se soldează cu amenzi dacă nu se respectă legislația – de pildă, lipsa casei de marcat poate duce la suspendarea activității. În 2024, potrivit datelor oficiale ANAF, 62% din controalele la firmele mici au fost tematice, nu generale.
Controlul inopinat: atunci când statul bate la ușă fără programare
Controlul inopinat este cel care sperie cel mai tare antreprenorii pentru că apare fără notificare prealabilă. Este folosit în cazuri urgente – suspiciuni de fraudă, neconcordanțe majore în declarații, reclamații directe sau când ANAF are semnale din surse externe. Potrivit Codului de Procedură Fiscală, inspectorii pot apărea oricând la sediul firmei sau la domiciliul fiscal și pot solicita documente, acces la calculatoare sau verificarea punctului de lucru. Firmele mici care vând cash sau operează pe teren sunt cele mai expuse. În multe cazuri, controlul inopinat vizează activități la negru – angajați fără acte, marfă neînregistrată, venituri nedeclarate. În 2023, au fost peste 14.000 de astfel de controale la nivel național, conform raportului ANAF. Dacă firma refuză accesul sau nu colaborează, inspectorii pot chema poliția economică sau pot decide suspendarea activității.
Care sunt riscurile reale pentru o firmă mică
Pentru un SRL cu activitate redusă, riscurile unui control fiscal sunt de natură financiară și legală. Dacă sunt constatate nereguli, ANAF poate impune sume suplimentare de plată, dobânzi și penalități de întârziere. O amendă poate fi între 500 și 5.000 de lei, dar în unele cazuri, cu tot cu accesorii, suma de plată ajunge la zeci de mii. În cazul în care se consideră că firma a acționat cu intenție de fraudare, se poate face plângere penală. Cele mai frecvente probleme sunt: lipsa documentelor justificative, contracte verbale, vânzări nedeclarate, angajați „la gri” sau cheltuieli personale trecute în firmă. Consecințele nu se opresc la bani – o firmă cu decizii de impunere mari nu mai poate accesa credite bancare, fonduri europene sau leasing. De asemenea, ANAF poate pune poprire pe conturi sau cere radierea firmei dacă nu se conformează.
Ce documente trebuie să aibă pregătite o firmă mică
Pentru a face față unui control fiscal fără emoții, o firmă mică trebuie să aibă la zi toate documentele contabile și administrative. Vorbim despre facturi emise și primite, registrul de casă, extrase bancare, contracte de muncă, contracte comerciale, balanțe contabile, jurnale de TVA și, în funcție de caz, evidența stocurilor sau pontajele. Documentele trebuie să fie în ordine cronologică, clare, semnate și arhivate conform legii. Dacă antreprenorul lucrează cu un contabil extern, e important ca acesta să fie disponibil în perioada controlului și să răspundă rapid solicitărilor. În practică, firmele care păstrează doar documente digitale trebuie să se asigure că au copii conforme cu originalul și acces rapid la ele. Foarte des, firmele mici uită să încheie contracte de prestări servicii sau folosesc în exces bonuri fiscale, ceea ce ridică semne de întrebare. Un alt aspect ignorat este arhivarea documentelor vechi – controlul poate viza perioada de până la 5 ani în urmă.
Rolul contabilului în fața unui control fiscal
Contabilul nu este doar un furnizor de declarații lunare, ci linia de apărare principală în fața unui control fiscal. În cazul firmelor mici, unde patronul face și management, și vânzări, și aprovizionare, contabilul este adesea singurul care înțelege legislația fiscală. Un contabil experimentat știe să traducă solicitările ANAF, să găsească rapid documentele necesare și să ofere explicații clare inspectorilor. Dacă este prezent la discuții, reduce riscul de interpretări greșite. De asemenea, contabilul poate depune puncte de vedere în scris sau poate solicita reanalizarea constatărilor, în funcție de context. Firmele care lucrează cu contabili ieftini, fără experiență sau fără asistență în caz de control, se expun riscului de sancțiuni. În România, există încă un număr mare de „contabili de apartament” care trimit doar declarații, dar nu oferă suport real.
Cum poate fi contestat un proces-verbal de control
Dacă o firmă mică primește un proces-verbal cu constatări fiscale incorecte sau discutabile, are dreptul legal de a-l contesta. Procedura începe cu depunerea unei contestații la ANAF în termen de 45 de zile de la data comunicării deciziei de impunere. Contestația trebuie să conțină argumente clare, temeiuri legale, documente justificative și, ideal, o opinie de la un specialist fiscal. Firmele care contestă corect au șanse reale de anulare sau diminuare a sumei impuse – în 2023, aproape 18% dintre contestațiile la deciziile ANAF au fost soluționate favorabil contribuabililor. Dacă ANAF respinge contestația, următoarea cale este instanța de contencios administrativ. Deși puține firme mici ajung în instanță, există cazuri câștigate împotriva Fiscului.
Strategii de prevenție: cum eviți controlul fiscal
Cea mai bună abordare este prevenția. Firmele mici pot evita sau reduce riscul unui control fiscal prin respectarea strictă a obligațiilor declarative și fiscale. Depunerea la timp a declarațiilor, plata impozitelor la zi și menținerea unei contabilități clare sunt esențiale. De asemenea, trebuie evitate comportamentele care pot atrage atenția ANAF: balanțe dezechilibrate, TVA de rambursat frecvent, cheltuieli mari cu consultanța, tranzacții cu firme inactivate sau lipsa angajaților în raport cu cifra de afaceri. O altă măsură preventivă este verificarea periodică a situației fiscale din SPV – dacă apare vreo notificare sau diferență, trebuie lămurită rapid. Pentru firmele mici cu activitate sezonieră sau intermitentă, e important să anunțe ANAF când suspendă activitatea.
Psihologia controlului: frica paralizează, calmul protejează
Mulți antreprenori români se tem de controlul fiscal ca de un necaz inevitabil. Această frică vine, în mare parte, din lipsa de informație, dar și din experiențe neplăcute auzite de la alții. În realitate, un control fiscal este o procedură administrativă, nu un atac personal. Dacă firma e la zi cu actele și declarațiile, nu are de ce să se teamă. Frica paralizează și duce la greșeli – antreprenorii intră în panică, refuză să răspundă, spun lucruri fără sens sau își incriminează fără să știe activitatea. Calm, claritate și colaborare – acestea sunt atuurile în fața unui control. Inspectorii sunt funcționari, nu polițiști, și în majoritatea cazurilor au o atitudine neutră.
Cât costă un control fiscal, chiar și fără amendă
Chiar și în lipsa unor sancțiuni, un control fiscal are un cost real pentru firma mică. În primul rând, timpul pierdut: antreprenorul sau contabilul trebuie să pregătească documentele, să răspundă solicitărilor, să participe la discuții. Asta înseamnă zile întregi de muncă neproductivă. În al doilea rând, costuri indirecte – consultanță fiscală, revizuirea contabilității, actualizarea documentelor. În funcție de complexitatea controlului, aceste cheltuieli pot varia între 500 și 3.000 de lei, bani care nu aduc niciun beneficiu direct firmei. În unele cazuri, este nevoie de angajarea unui avocat sau a unui expert contabil pentru apărare. Mai mult, un control fiscal afectează moralul echipei și imaginea firmei – partenerii devin reticenți dacă aud că firma e verificată de ANAF.
Pentru o firmă mică, controlul fiscal nu este doar o formalitate administrativă, ci un test de maturitate. Este momentul în care se vede dacă ai construit o afacere pe bază solidă sau pe improvizație. Cei care tratează contabilitatea cu seriozitate, lucrează cu profesioniști și cunosc legislația nu au motive reale de teamă. În schimb, cei care ignoră obligațiile fiscale, înregistrează fictiv sau lasă totul „pe mâine” ajung inevitabil să plătească scump.
