Software-ul de pontaj și prezență pentru întreprinderile mici: Merită investiția?
Veverita Aliona
5 min read
Companiile mici joacă un rol major în economia națională, iar creșterea lor constantă ar trebui să fie o prioritate de top pentru guvern. În plus, este important ca acestea să primească sprijin atât din partea statului, cât și din partea antreprenorilor care oferă servicii și produse din diverse industrii. Cu toate acestea, întreprinderile mici au, de obicei, un capital limitat pe care îl pot aloca pentru soluții de afaceri. Acest domeniu primește adesea cel mai puțin sprijin financiar, astfel încât operațiunile interne tind să se desfășoare prin dedicarea și versatilitatea angajaților lor, deoarece majoritatea capitalului se îndreaptă către produse și fabricarea acestora, urmată de vânzări și marketing, lăsând puțin sau deloc pentru modernizarea proceselor interne ale companiei. Un software de pontaj și prezență poate aduce numeroase beneficii pentru întreprinderile mici.
Chiar dacă acest lucru este de înțeles, impactul pe care procesele interne îl au asupra angajaților este enorm. Dacă afacerea pune oamenii pe primul loc, trebuie să depună, de asemenea, eforturi pentru a îmbunătăți și digitaliza operațiunile cât mai curând posibil. Așadar, ce se poate face pentru a realiza acest lucru?
Un software de pontaj și prezență poate aduce numeroase beneficii pentru întreprinderile mici. Iată câteva motive pentru care poate merita investiția:
- Automatizarea procesului de pontaj: Un software de pontaj și prezență poate înlocui metodele tradiționale de înregistrare manuală a orei de intrare/ieșire a angajaților, reducând erorile și timpul necesar pentru prelucrarea datelor. Aceasta poate simplifica procesul de calcul al salariilor și poate evita disputele cu privire la numărul de ore lucrate.
- Monitorizarea precisă a prezenței angajaților: Un astfel de software poate oferi o evidență exactă a orelor de lucru ale angajaților, inclusiv a absențelor, concediilor și a altor tipuri de concedii. Astfel, poate ajuta la îmbunătățirea eficienței și productivității forței de muncă, prin identificarea problemelor legate de absenteism și prezența necorespunzătoare.
- Rapoarte și analize avansate: Software-ul de pontaj și prezență poate genera rapoarte detaliate și analize despre timpul de lucru al angajaților, costurile salariale și alte metrici relevante. Aceste informații pot fi utile pentru luarea deciziilor referitoare la programarea angajaților, optimizarea resurselor umane și îmbunătățirea eficienței generale a afacerii.
- Conformitate legală și regulamentară: Un software de pontaj și prezență poate ajuta la respectarea legilor și reglementărilor privind orele de lucru, pauzele obligatorii și alte aspecte legate de legislația muncii. Acest lucru poate reduce riscul de litigii și sancțiuni, protejând astfel afacerea.
- Accesibilitate și flexibilitate: Multe soluții software de pontaj și prezență sunt accesibile prin intermediul dispozitivelor mobile sau a internetului, permițând angajaților să-și înregistreze orele de lucru de oriunde și oricând. Acest lucru este util pentru afacerile mici cu angajați care lucrează de la distanță sau care au program flexibil.
Desigur, înainte de a investi într-un astfel de software, este important să evaluați nevoile și cerințele specifice ale afacerii dvs., bugetul disponibil și să efectuați o cercetare atentă pentru a identifica cea mai potrivită soluție. De asemenea, ar putea fi util să obțineți feedback de la alte întreprinderi mici care au utilizat deja astfel de software pentru a înțelege mai bine beneficiile și limitările acestuia în contextul afacerii dvs.
Utilizarea soluțiilor moderne pentru digitalizarea proceselor interne pentru întreprinderile mici
Pe lângă salariu, satisfacția profesională și un mediu de lucru plăcut, este esențial să se includă procese interne actualizate și echipamente pentru îngrijirea angajaților. La fel cum ar fi nepotrivit să le furnizezi angajaților telefoane și calculatoare vechi, ar fi nepractic să îi faci să lucreze cu (și în) sisteme învechite.
Folosirea unui software modern pentru a furniza, de exemplu, statele de plată fără hârtie, precum și chat-uri de grup pe WhatsApp sau Trello pentru comunicare, poate contribui la facilitarea muncii în echipă. Cel puțin, acest lucru ar trebui să implice digitalizarea agendei de resurse umane cu ajutorul unui software de pontaj și prezență. Toate aceste forme de tehnologie pot fi utilizate practic gratuit.
Gestionarea ușoară a timpului și a prezenței
Aveți un număr mic de angajați care necesită urmărirea prezenței lor în conformitate cu reglementările, dar managerul dvs. de resurse umane este prea ocupat cu alte responsabilități pentru a face acest lucru manual? Este nevoie de un software de pontaj și prezență rapid și accesibil care să faciliteze acest proces?
Folosirea unui Excel obișnuit nu va garanta conformitatea cu orice legislație și reglementări relevante și nici nu va asigura notificări prin e-mail, copierea concediilor și absențelor în calendarele de lucru, condițiile pentru absențele personale, eliminarea erorilor în cadrul înregistrărilor sau modificări lingvistice și legislative pentru angajații străini.
În plus, Excel nu contribuie la prevenirea amenzilor de la Inspecția Muncii pentru prezență incorectă. În plus, dacă un angajat optează pentru bonusuri, ar fi necesar un software de pontaj și prezență. Acesta poate oferi funcții suplimentare, cum ar fi emiterea de fișe de salariu, directive și documente interne, schimbul de documente salariale cu furnizorii de salarii, calcularea indemnizațiilor de masă și multe altele.
Software-ul de prezență va acoperi cu ușurință nevoile dumneavoastră, în plus, poate exporta datele și către un software de salarizare. Este o soluție care va servi ca bază excelentă pentru extinderea companiei dvs. și nu este nevoie să o înlocuiți odată ce compania devine mai mare.
Există un software gratuit de pontaj și prezență?
Bineînțeles, de exemplu Excel este gratuit. Cu toate acestea, un software de prezență care este adaptat exact la nevoile de evidență a prezenței și care este capabil să țină cont de constrângerile legislative, să trimită notificări, să ofere o interfață ușor de utilizat și să fie disponibil chiar și pentru dispozitivele mobile, nu este gratuit.
Deoarece cineva trebuie să îl administreze și să îl actualizeze periodic, costurile se reflectă în prețul pentru client. Prețurile pentru acest serviciu pornesc de la o bază de euro pe angajat și pe lună.
În acest fel, suma economisită față de necesitatea de a angaja o persoană suplimentară din domeniul resurselor umane care să se ocupe manual de aceste sarcini este incomparabilă.
