Veverita Aliona 
Fie că vă mutați între apartamente, case particulare sau spații comerciale, un lucru este aproape garantat: o mutare vine cu momente stresante. Când vine vorba de mutări de afaceri, eficientizarea procesului înseamnă mai mult decât să vă țineți familia pe drumul cel bun. De asemenea, trebuie să asigurați continuitatea afacerii și să evitați să ratați termene limită sau să pierdeți comenzi critice. Pe lângă planificarea și pregătirea temeinică, comunicarea este esențială. Pentru multe întreprinderi, ajutorul profesionist este un schimbător de joc atât în perioada premergătoare, cât și în ziua mutării propriu-zise. Citiți în continuare sfaturi detaliate pentru a vă ajuta compania să se mute fără stres.
Organizați-vă spațiul de birouri actual înainte de mutare
Organizarea spațiului de birou actual poate părea o pierdere, dar o mutare este o ocazie excelentă pentru a reordona fișierele, a clasifica produsele și a începe să vă pregătiți pentru mutare.
Mai ales dacă ați ocupat sediul actual pentru o perioadă lungă de timp, aceasta este, de asemenea, o șansă de a dezordona și de a decide ce trebuie să păstrați și ce poate fi arhivat sau pus în depozit. Chiar dacă afacerea dvs. se mută într-un sediu mai mare, merită să vă gândiți la ce să aduceți. Fiecare birou are obiecte pe care nimeni din echipa dvs. nu le folosește. În loc să lăsați aceste lucruri să ocupe spațiu în noul sediu, gândiți-vă să le vindeți sau să le donați.
Începeți să vă pregătiți și să vă organizați pentru mutare cât mai curând posibil. Nu este nimic mai rău decât să trebuiască să vă înghesuiți cu toate pregătirile într-o zi sau două înainte de sosirea celor care se ocupă de mutare. O lipsă de pregătire de o asemenea amploare poate perturba operațiunile într-un mod care întrerupe furnizarea de servicii către clienții dvs. și vă poate face să vă pierdeți afacerea pe termen scurt și lung.
Alegeți cele mai bune consumabile și strategii de ambalare și etichetare pentru o mutare fără probleme
Investiți în consumabile profesionale de ambalare și etichetare. Dacă lucrați cu o firmă de mutări, puteți negocia adesea furnizarea de materiale de ambalare ca parte a contractului.
Și chiar dacă alegeți să vă gestionați mutarea biroului la nivel intern, fără asistență profesională, merită să alegeți consumabile de mare rezistență care să protejeze echipamentele, produsele, mărfurile, rechizitele de birou și tehnologia valoroase. Cel puțin, veți avea nevoie de cutii de carton, folie cu bule, bandă adezivă de ambalare, markere și pungi cu fermoar pentru obiectele care necesită o protecție specială.
Etichetarea eficientă a cutiilor este la fel de importantă ca și alegerea unor materiale de calitate. Gândiți-vă la ceea ce trebuie să realizeze etichetele dvs.: de îndată ce ajungeți la noul sediu, aceste etichete trebuie să fie suficient de clare pentru a vă asigura că totul ajunge în locul corect. Nu numai atât, dar etichetele ar trebui, de asemenea, să îi ajute pe membrii echipei dvs. să își instaleze posturile de lucru fără întârzieri inutile.
Comunicarea cu angajații și părțile interesate
De îndată ce ați decis să vă mutați și ați găsit un nou sediu, este timpul să vorbiți cu angajații și cu alte părți interesate despre mutarea planificată.
Angajații pot avea nevoie de timp pentru a face diferite aranjamente pentru naveta lor și pentru a reorganiza îngrijirea copiilor. De asemenea, poate doriți să luați în considerare posibilitatea de a oferi opțiuni de lucru la distanță sau de a alege un stil de lucru hibrid.
Cine altcineva trebuie să știe despre mutarea biroului dumneavoastră? Răspunsul depinde de natura afacerii dumneavoastră. Dacă biroul dvs. înregistrează un trafic mare de clienți, este esențial să îi alertați pe clienți cu privire la mutarea dvs. pentru a asigura continuitatea. Majoritatea birourilor primesc, de asemenea, livrări regulate, inclusiv consumabile de birou, apă și alte articole. Anunțați furnizorii cât mai curând posibil pentru a le da timp să își ajusteze rutele de livrare.
Dacă gestionați o mutare complexă sau vă mutați într-un sediu nou construit, este posibil ca termenele să se schimbe și să întârzie sau să accelereze data mutării. Informarea angajaților și a altor părți interesate cu privire la termenele de mutare îi va ajuta să își ajusteze propriile planuri.
Configurarea eficientă a noului spațiu de birouri
Există mai multe elemente pentru amenajarea eficientă a noului spațiu de birouri. În primul rând, doriți să vă asigurați că serviciile esențiale, cum ar fi conexiunile la internet și liniile telefonice, sunt gata de utilizare înainte de a ajunge la noul sediu. Nu uitați că asigurarea continuității este esențială pentru o mutare de succes a afacerii. Petrecerea chiar și a câtorva zile fără posibilitatea de a comunica fără probleme ar putea compromite obiectivele dvs. de afaceri.
În al doilea rând, nu ratați această oportunitate de a îmbunătăți configurația generală a spațiului dvs. de birouri. Copierea configurației existente poate părea cea mai ușoară opțiune, dar întrebați-vă dacă nu cumva există îmbunătățiri pe care ați vrut să le faceți de ceva vreme. Schimbarea aranjamentului birourilor poate schimba dinamica echipei și vă poate revigora echipa.
Dacă aveți membri ai echipei care nu mai lucrează la birou în fiecare zi, această mutare ar putea fi o șansă de a elibera spațiu de birou și de a crea o dispunere mai flexibilă.
Alegerea unei companii profesionale de mutare comercială
Obținerea unui ajutor profesionist pentru mutarea dumneavoastră ar putea fi mai eficientă, mai accesibilă și mai benefică decât credeți. Toate sfaturile pentru a vă eficientiza și planifica mutarea pe care le-am menționat mai sus necesită timp. Chiar dacă aveți o echipă mare, există șanse ca angajații dvs. să fie deja ocupați cu locurile de muncă existente. A le cere să planifice și să pregătească o mutare este oarecum nedrept și, cel mai probabil, va perturba alte sarcini.
Angajarea unei companii de mutări comerciale vă permite să împărțiți o parte din responsabilități cu profesioniști foarte calificați care planifică și organizează în mod regulat mutări de birouri. Transportatorii comerciali vor aduce o abordare sistematică a mutării dumneavoastră.
Aceste companii știu exact ce trebuie să împacheteze la ce moment și cum să organizeze transportul bunurilor dvs. pentru a minimiza întreruperile și pentru a vă permite dvs. și echipei dvs. să vă concentrați asupra afacerii.
După mutare: urmărirea și asigurarea continuității afacerii
Chiar și cu cea mai detaliată planificare, va trebui să alocați timp după mutare pentru a urmări clienții, furnizorii și alte părți interesate. Nu ezitați să adăugați în semnătura dvs. de e-mail memento-uri cu privire la noua dvs. adresă și folosiți site-ul dvs. web, canalele de socializare și alte comunicări periodice pentru a vă asigura că toate părțile relevante știu despre mutarea dvs.
În cele din urmă, pregătiți-vă pentru mici piedici. Indiferent cât de detaliat este planul dvs. de comunicare, unii clienți vor veni la vechea dvs. locație, iar livrările ocazionale pot întârzia. Colaborarea cu o companie de mutări profesionistă poate ajuta la minimizarea acestor probleme și vă poate ajuta să aveți o mutare de afaceri cu stres redus.
