Sfaturi pentru a sparge unele bariere și a încuraja colaborarea cu un partener
Veverita Aliona
6 min read
În prezent, organizațiile dispun de o abundență de instrumente de comunicare care mențin personalul conectat: e-mailuri și platforme de mesagerie, instrumente de comunicare asincronă și săli de ședință virtuale, pentru a numi doar câteva. Dar, cu atât de multe opțiuni – și cu complicațiile legate de dinamica locului de muncă – crearea unui sistem de comunicare în cadrul organizațiilor mari este mai ușor de spus decât de făcut. Fluxurile ineficiente de informații la locul de muncă sunt denumite compartimente (“silozuri”). Aceste bariere de comunicare scad productivitatea și îi dezangajează pe angajați și îngreunează atingerea unui obiectiv comun. Desființarea barierelor și construirea unei comunicări și colaborări puternice ar trebui să fie în fruntea listei de lucruri de făcut a fiecărui manager. Aceasta creează un sentiment de apartenență la locul de muncă și îi ajută pe oamenii din diferite departamente să gândească în afara cutiei.
Vremurile s-au schimbat, dar importanța comunicării și a colaborării nu s-a schimbat. Întreprinderile care comunică eficient sunt cu până la 25% mai productive. În plus, 86% dintre directori sunt de acord că o colaborare și o comunicare deficitară cauzează eșecuri în afaceri.
Comunicarea și colaborarea sporesc performanța angajaților, iar desființarea barierelor este primul pas.
Care sunt cele trei tipuri de bariere?
Sintagma siloz se referă la acumularea și sigilarea informațiilor – la fel ca și modul în care bunurile, cum ar fi cerealele, sunt depozitate și închise în silozuri din viața reală. Blocajele corporative apar din cauza unei comunicări deficitare la locul de muncă sau a unor sisteme prea complicate.
Iată trei tipuri de bariere:
Deosebirile organizaționale
Majoritatea structurilor organizaționale ale companiilor sunt formate din mai multe departamente și subdepartamente. Dar companiile devin compartimente organizaționale când aceste departamente sunt ierarhizate sau supraspecializate, blocând fluxul de informații.
Problemele apar atunci când grupurile lucrează prea independent și urmăresc obiective profesionale individuale sau departamentale, mai degrabă decât pe cele la nivelul întregii companii. În cel mai rău caz, acestea se pot chiar lupta pentru resurse sau pot întrerupe intenționat fluxul de lucru al altcuiva pentru a-și îmbunătăți propriul flux.
Imaginați-vă un start-up în creștere. Echipa de vânzări ar putea simți presiunea de a crește vânzările din primul trimestru, astfel încât, pentru a atrage noi clienți, să promită caracteristici pe care echipa de ingineri nu le-a finalizat încă. Echipa de ingineri trebuie acum să respecte termene dificile și să își reprogrameze fluxul de lucru. Dacă departamentul de vânzări și-ar fi comunicat în prealabil obiectivele, inginerii nu ar fi fost nevoiți să se afle în această situație.
Blocuri de informații
Atunci când departamentele nu înregistrează, nu partajează și nu integrează în mod corespunzător noile informații, se creează bariere de informații. În loc să ofere acces deschis la date sau idei, acestea le acumulează și le ascund de ceilalți din companie.
O altă formulă de barieră informațional este opusă: echipele individuale nu au canalele adecvate pentru a împărtăși informații. Managerii și departamentele nu pot împărtăși deciziile sau noile politici cu persoanele care trebuie să știe, deoarece nu există platformele potrivite.
Mentalitatea de barieră
O mentalitate de barieră are loc la nivel individual, mai degrabă decât între echipe. Angajații, managerii și directorii care nu sunt jucători de echipă ar putea să nu fie dispuși să împărtășească informații care nu le servesc sau nu se potrivesc cu obiectivele lor.
De asemenea, angajații epuizați sau dificili ar putea să nu vadă valoarea cunoștințelor lor și să le păstreze pentru ei înșiși. Persoanele cu o mentalitate de barieră nu împărtășesc liber ideile și alte informații, chiar dacă acestea ar fi utile pentru restul echipei.
O companie mare de dezvoltare de software, de exemplu, ar putea oferi un bonus angajatului care atinge un obiectiv de eficiență sau eficacitate la sfârșitul anului. În loc să lucreze împreună pentru a rezolva problemele de eficiență, angajații ar putea deveni secretoși și să lucreze singuri.
Cum se creează barierele?
Angajatorii nu creează bariere în mod intenționat. De fapt, 75% dintre angajatori consideră că colaborarea și munca în echipă sunt vitale. Dar dinamica umană la locul de muncă este complicată, iar unele bariere pot apărea în mod natural.
Iată câteva moduri în care se dezvoltă bariera:
Ierarhiile de comunicare
Atunci când informațiile se scurg într-o organizație de sus în jos, există mai multe oportunități de neînțelegere și de greșeli. Neîncrederea în conducere, personalitățile toxice și politica de birou pot întârzia informațiile sau le pot păstra în interiorul unui singur cerc.
Managementul bazat pe ego
Dacă un manager nu este de acord cu o decizie, este competitiv sau se simte amenințat, acesta poate să nu reușească să comunice cu echipele sale sau cu alți supervizori. Chiar dacă nu au intenția de a face acest lucru, ei blochează fluxul de informații și creează un mediu de lucru toxic.
Echipele lor ar putea sesiza lupta pentru putere dintre șefii de echipă și, ca urmare, să își creeze propriile probleme.
Supraspecializarea
A juca în funcție de punctele forte ale oamenilor nu este neapărat un lucru rău. Dar departamentele autonome își pot forma propriile obiective, concentrându-se prea mult pe ceea ce fac ei bine, subminând nevoile altor departamente sau ale companiei în ansamblu.
Acestea pot să nu reușească să vadă imaginea de ansamblu și să rateze oportunitățile de creștere colectivă.
Creșterea rapidă
Atunci când afacerile cresc rapid, liderii pot fi distrași și pot neglija comunicarea la nivel inferior. Noii angajați se pot simți în afara circuitului, mai ales dacă o afacere aduce o mulțime de oameni noi deodată. Acesta este doar un alt mod în care comunicarea poate fi întârziată.
Sunt toate barierele rele?
Nu sunt toate rele. Ierarhiile și departamentele specializate sunt inevitabile și este imposibil să ai o structură de afaceri perfectă. Identificarea avestora ajută echipele să vadă ce fac greșit și cum s-ar putea îmbunătăți comunicarea.
Ce se întâmplă atunci când nu spargeți barierile?
Barierele de comunicare împiedică succesul unei organizații, iar dacă le lăsăm să se intensifice, lucrurile se înrăutățesc. Iată patru consecințe ale barierelor:
Întreprinderile stagnante
Personalul care lucrează în silozuri departamentale se poate obișnui cu acestea și se poate opune schimbărilor organizaționale. Atunci când conducerea dorește să reorganizeze o structură sau să reevalueze politicile, va întâmpina rezistență din partea acelor angajați care nu reușesc să vadă în afara barierii lor. Acest lucru împiedică creșterea.
Experiența slabă a clienților
Angajații ar putea interacționa diferit cu clienții și clienții dacă așteptările nu sunt clare. Diferiți membri ai personalului pot oferi clienților informații contradictorii sau pot rezolva conflictele în mod disprețuitor.
Dacă aceasta este o trăsătură comună în ceea ce privește satisfacția clienților, ar putea fi dificil să le reconstruiți încrederea în companie.
Procesul decizional costisitor
Conducerea superioară, managerii de nivel mediu și angajații iau nenumărate decizii în fiecare zi. Atunci când nu dispun de suficiente informații, procesul decizional se blochează, ceea ce afectează creșterea și performanța companiei.
Un proces decizional deficitar reprezintă până la 3% din profiturile anuale, ceea ce reprezintă o diferență considerabilă atât pentru întreprinderile mari, cât și pentru cele mici.
Cultura slabă a companiei
Comunicarea joacă un rol enorm în construirea unei culturi de companie puternice – atitudinile, comportamentele, valorile și normele de lucru comune ale unei organizații. De fapt, angajații implicați sunt cu 17% mai productivi, iar 52% dintre lucrători vor rămâne la un loc de muncă în care se simt apreciați.
Construirea unor echipe cu abilități puternice de comunicare necesită timp și efort. Dacă echipa dvs. are abilități slabe de comunicare și colaborare, desființarea unor bariere ar putea fi răspunsul – chiar dacă este inconfortabil.
Deși este o sarcină dificilă, companiile prosperă atunci când informațiile circulă și colaborarea este încurajată. Pe măsură ce departamentele și angajații își îmbunătățesc comunicarea, veți observa schimbări în atitudine, în dinamica echipei, în productivitate și în bunăstarea atât a companiei, cât și a lucrătorilor săi.
