Sfaturi despre cum să fii mai productiv în timpul zilei de lucru ca angajat
Veverita Aliona
9 min read
Pentru a putea începe și pleca de la serviciu la timp și pentru a vă mulțumi șeful, trebuie să puteți profita la maximum de timpul pe care îl aveți la dispoziție în timpul zilei de lucru pentru a face lucrurile pe care le aveți de făcut. În funcție de tipul de loc de muncă pe care îl ocupați și de modul în care vă place să lucrați, unele dintre aceste sfaturi, trucuri și instrumente utile vă pot fi de ajutor.
Faceți treaba ca un profesionist
Eficiența, organizarea, respectarea timpului și stabilirea priorităților sunt toate abilități cheie de care trebuie să dispui atunci când vine vorba de a fi mai productiv. Dacă acest lucru nu vi se potrivește, nu vă faceți griji, pentru că există lucruri simple pe care oricine le poate face pentru a-și menține fluxul de muncă. Cheia este să alegeți tehnicile care se potrivesc modului în care vă ajută să lucrați cel mai bine.
Liste
Productivitatea începe prin a ști exact ce ai de făcut, când trebuie făcut, și instrumentele de care ai nevoie pentru a face acest lucru. Folosind hârtia și pixul de modă veche sau instrumente online, cum ar fi Trello, fișiere sau One Drive, pentru a face liste și a ține evidența a ceea ce trebuie să faceți exact și a termenelor limită de respectat, veți avea întotdeauna un singur loc în care să vă uitați și să vă actualizați atunci când vă gestionați volumul de muncă. Alegeți un mod de înregistrare a sarcinilor și proiectelor pe care îl considerați ușor de utilizat și pe care vă simțiți confortabil să îl actualizați în mod regulat și precis pentru a vă asigura că organizarea și menținerea organizării nu vă ia mai mult timp decât munca pe care trebuie să o faceți în sine.
Listele vă pun sarcinile în alb și negru, chiar în fața dumneavoastră. Adăugarea unor date de scadență vă va arăta instantaneu care sarcini trebuie rezolvate primele și care pot aștepta mai mult. De asemenea, vă va ajuta să înțelegeți dacă volumul de muncă este realizabil în timpul pe care îl aveți la dispoziție.
Stabiliți termene limită
Dacă vă dați seama că lucrați cel mai bine atunci când aveți un termen limită, încercați să vă stabiliți termene limită pentru a vă da urgența de care aveți nevoie. De exemplu, împărțirea zilei în bucăți de timp poate funcționa pentru unele persoane. Încercați să vă acordați două ore dimineața sau după-amiaza, în funcție de momentul în care lucrați cel mai bine, apoi alegeți o sarcină sau o lucrare la care să lucrați cu seriozitate și finalizați cât de mult puteți în acest timp. Faptul că știți că ceasul ticăie poate oferi o motivație suplimentară pentru a vă menține pe drumul cel bun și pentru a termina rapid munca pe care trebuie să o faceți, în comparație cu situația în care vă acordați toată ziua pentru a reflecta asupra ei.
Faceți pauze
Creierul nostru nu se poate concentra ore în șir, așa că este important să vă acordați timp pentru a vă deconecta cu o pauză de la muncă, astfel încât să puteți profita la maximum de ziua de lucru. Indiferent dacă lucrați la un birou cu un computer sau dacă sunteți mereu în picioare, faceți-vă timp să vă îndepărtați și să vă deplasați fizic în altă parte pentru a vă oferi o schimbare de peisaj și timp pentru a vă reîncărca motivația la intervale regulate. O plimbare rapidă de zece minute în jurul blocului, ascultând muzica preferată sau o mișcare ușoară de stretching poate face minuni pentru nivelul de energie și concentrare.
Acordați prioritate
Cu excepția cazului în care aveți abilități de a călători în timp, nimeni nu poate termina într-o zi tot ce are pe lista de lucruri de făcut la serviciu. Așadar, în loc să vă faceți griji pentru toate deodată, împărțirea volumului de muncă în bucăți mai ușor de gestionat este o modalitate bună de a vă concentra asupra a ceea ce trebuie făcut și care poate fi realizat în timpul de care dispuneți.
Încercați să vă pregătiți pentru ziua următoare, punând laolaltă cele 3 priorități pentru mâine la sfârșitul zilei de lucru. În acest fel, veți ști exact ce trebuie să faceți atunci când începeți lucrul și vă puteți apuca direct de treabă. Dacă aveți timp liber, puteți să vă ocupați de unele dintre sarcinile mai ușoare și rapide, știind că nu vă răpiți timpul de la lucrurile importante care trebuie făcute.
Minimizați întâlnirile sau faceți-le semnificative
Ședințele sunt unele dintre cele mai mari consumatoare de timp la locul de muncă. În momentul în care toată lumea a sosit, a băut ceva și s-a așezat, au trecut deja zece minute din timpul alocat ședinței. Adăugați punctele de discuție și încheiați și, înainte să vă dați seama, 90 de minute au fost pierdute și nu s-a obținut niciun rezultat real. Încercați să limitați durata ședințelor la 30 de minute sau mai puțin în majoritatea timpului, începeți-le la timp, stabiliți o agendă și un obiectiv clar înainte de a avea loc, folosiți un software care să le ofere același timp, astfel încât oamenii să nu fie nevoiți să se deplaseze, și încercați să mergeți la ședințe pe jos pentru a face pași și a rămâne vigilenți pe tot parcursul acestora. Toate aceste sfaturi pot face ca ședințele să fie mai semnificative și pot ajuta personalul să rămână productiv la locul de muncă.
Limitați întreruperile
Dacă sunteți ca noi, de fiecare dată când sună telefonul, apare o alertă de e-mail pe ecran sau cineva trece pe lângă biroul dvs., concentrarea dvs. este întreruptă și vă ia încă cinci sau zece minute pentru a vă întoarce la ceea ce făceați. Doar 2 sau 3 dintre aceste întreruperi pe oră pot avea un impact uriaș asupra nivelului de productivitate pe parcursul unei zile de lucru.
Responsabilitate
La fel cum faptul de a avea un partener de antrenament vă ajută să vă motivați să veniți la antrenament, așa și faptul de a avea o persoană de contact care să vă responsabilizeze la locul de muncă vă poate ajuta să vă mențineți în grafic cu volumul de muncă. Acest lucru funcționează deosebit de bine pentru persoanele cărora le place să-i mulțumească pe alții. Prin ratarea unui termen limită sau prin faptul că nu faceți prea multe progrese care să conducă la dezamăgirea altcuiva, ați putea fi mai înclinat să vă îndepliniți sarcinile. Dacă răspundeți bine la recompense, puteți oricând să cereți contactului dumneavoastră responsabil să acorde stimulente sau penalizări ca răspuns la menținerea productivității sau la nerespectarea termenului limită.
Birou sau spațiu de lucru ordonat
Zicala familiară “birou ordonat, minte ordonată” ilustrează faptul că, pentru majoritatea oamenilor, un spațiu de lucru dezordonat face ca lucrătorii să se concentreze mai greu și să obțină mai greu lucruri într-un mod semnificativ. Acest lucru înseamnă că cei care își fac timp pentru a-și păstra birourile ordonate și organizate pot avea mai mult spațiu în cap pentru a rămâne pe drumul cel bun în ceea ce privește sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească.
Încercați să aveți un sistem de arhivare desemnat pentru lucrările în curs de desfășurare, lucrările care urmează să fie revizuite și lucrurile care sunt gata și care așteaptă să fie arhivate sau distribuite în altă parte. Sortarea documentelor de pe birou într-un astfel de mod organizat vă va economisi timp atunci când încercați să găsiți ceea ce aveți nevoie și va crea spațiu pe birou pentru a vă permite să lucrați.
Stabiliți-vă un memento pentru a face o curățenie completă a biroului și pentru a vă sorta arhivarea cel puțin o dată la două săptămâni pentru a vă asigura că nu vă veți trezi cu teancuri de hârtii neatinse și neactualizate timp de luni de zile.
Ultimul lucru la care trebuie să vă gândiți atunci când vă organizați biroul pentru o productivitate optimă este să vă asigurați că aveți la îndemână tot ceea ce vă trebuie. Dacă știți dinainte la ce veți lucra (de exemplu, atunci când vă alegeți primele trei priorități pentru ziua următoare), atunci puteți aduna toate echipamentele, instrumentele, fișierele și informațiile de care aveți nevoie înainte de a vă apuca de lucru. Astfel, vă asigurați că aveți totul la îndemână și că nu veți fi distras atunci când căutați o unealtă sau un fișier de care aveți nevoie și că vă veți întrerupe concentrarea.
Blocați-vă timpul
Știți când lucrați cel mai bine. Dacă sunteți cel mai productiv dimineața, blocați-vă diminețile pentru a aborda proiecte mari sau sarcini care necesită ca creierul dvs. să funcționeze la maxim. Apoi, rezervați-vă o oră în fiecare după-amiază pentru a vă ocupa de lucrurile ușoare, care vă solicită mai puțin creierul, de pe lista de lucruri de făcut, atunci când sunteți mai puțin motivat. Întoarceți aceste intervale orare pentru a vă satisface punctele forte și punctele slabe atunci când vine vorba de momentele cele mai productive ale zilei.
Blocarea acestui timp în calendar, mai ales dacă faceți parte dintr-o echipă care poate rezerva timp cu dvs. printr-un calendar comun, îi ajută pe ceilalți să știe când sunteți ocupat și, prin urmare, este mai puțin probabil să vă întrerupă dacă știu că lucrați la ceva anume.
Delegați sarcini
O problemă împărtășită este o problemă rezolvată, după cum spune proverbul. Dacă sunteți suficient de norocos să aveți o echipă în jurul dumneavoastră sau una pe care o gestionați, să cereți ajutorul altora sau să delegați sarcini simple poate fi o modalitate strălucită de a crește productivitatea și de a vă permite să lucrați la lucrurile importante.
Mai degrabă decât să amânați ceva pentru că nu este chiar domeniul dumneavoastră de expertiză sau pentru că nu aveți timp să îi dedicați timpul necesar, puteți stimula productivitatea cerând ajutorul cuiva care are mai multe cunoștințe sau un interes real în domeniul respectiv, sau cuiva cu un volum de muncă mai mic.
Începeți prin a alege una sau două modalități simple de creștere a productivității din lista de mai sus, în funcție de ceea ce funcționează cel mai bine pentru stilul dvs. de lucru și personalitatea dvs., apoi continuați să adăugați mai multe sfaturi pe măsură ce vă simțiți confortabil cu schimbarea. Combinând mai multe instrumente pentru a economisi timp și pentru a vă stimula capacitatea de concentrare la locul de muncă, veți deveni mai productiv la locul de muncă în cel mai scurt timp.
