Veverita Aliona 
Unul dintre cei mai importanți factori în succesul sau eșecul oricărui startup este gestionarea timpului. Dacă timpul nu este gestionat eficient, productivitatea și, prin urmare, profiturile vor scădea. Acest lucru este valabil mai ales în cazul companiilor care angajează lucrători la distanță, ceea ce poate face ca monitorizarea forței de muncă să fie și mai dificilă. Companiile trebuie să gestioneze, de asemenea, măsura în care își monitorizează angajații. 59% dintre respondenții la sondaj au declarat că au lucrat pentru un manager în trecut. Dintre aceștia, 68% au declarat că le-a scăzut moralul și 55% au declarat că le-a scăzut productivitatea.
Ritmul startup-urilor: Provocări unice în materie de gestionare a timpului
Deoarece majoritatea startup-urilor funcționează într-un ritm mult mai rapid decât afacerile stabilite care există de ani de zile, sistemele lor de gestionare a timpului vor fi foarte diferite de cele ale omologilor lor mai experimentați. Sistemul va fi, de asemenea, mai greu de navigat, cu o mulțime de încercări și erori înainte de a se concepe cel mai eficient plan.
Antreprenorii debutanți, în special, vor întâmpina dificultăți în gestionarea adecvată a timpului lor dintr-o serie de motive, inclusiv lipsa relativă de experiență, faptul că nu știu dacă o potențială problemă trebuie să fie prioritară sau să fie pusă pe tapet și durerile standard de creștere suportate de fiecare start-up aflat la început de drum.
O altă provocare majoră este găsirea echilibrului corect între rezolvarea problemelor imediate, urgente și planificarea pe termen lung. Uneori, cea mai simplă soluție care rezolvă o problemă curentă va cauza dificultăți peste câteva luni sau ani. În mod similar, concentrarea strict pe viitorul îndepărtat s-ar putea dovedi catastrofală în prezent sau în viitorul apropiat.
Munca la distanță și cultura de startup: Găsirea echilibrului corect
De când Covid-19 a schimbat pentru totdeauna peisajul muncii, tot mai multe întreprinderi au început să treacă la munca la distanță, fie parțial, fie în totalitate. Adoptarea muncii de la distanță a devenit acum esențială pentru startup-uri, deoarece un studiu recent arată că 34% dintre angajați ar prefera să renunțe la un loc de muncă care necesită muncă la birou în favoarea unuia care le-ar permite să continue să lucreze de acasă.
Printre beneficiile majore ale unei configurații de lucru la distanță se numără un moral mai ridicat al angajaților, costuri imobiliare mai mici pentru startup (datorită lipsei spațiului de birou necesar) și rate mai mari de păstrare a angajaților. Printre dezavantaje se numără faptul că managerii trebuie să fie creativi în ceea ce privește modalitățile de a-i menține pe angajați la lucru, o potențială lipsă de motivație pentru angajații ușor de distras și o dificultate mai mare în comunicarea între angajații care colaborează la un proiect.
Acestea fiind spuse, una dintre cele mai ușoare modalități de a depăși aceste potențiale probleme este de a pune în aplicare o cultură de lucru concepută pentru a promova comunicarea, atât între angajații înșiși, cât și între lucrători și conducere. Dacă angajații înțeleg ce se așteaptă de la ei, dacă răspund la mesajele colegilor în timp util și dacă se utilizează un software de urmărire a angajaților, aspectele negative pot fi puternic neutralizate.
Urmărirea timpului ca instrument strategic, nu ca tactică de supraveghere
Una dintre cele mai mari concepții greșite pe care angajații le-ar putea avea în legătură cu software-ul de monitorizare sau cu programele de urmărire a timpului este că scopul principal al acestora este de a-i spiona. În realitate, scopul lor real este mult mai puțin sinistru. Atunci când sunt utilizate în mod corespunzător, acestea sunt un instrument valoros care poate aduce beneficii atât angajatorului, cât și angajatului.
Angajații care știu că aceste programe sunt în vigoare vor fi mai productivi, deoarece vor fi mai puțin predispuși să folosească rețelele de socializare sau să viziteze alte site-uri web care le distrag atenția folosind dispozitivele de lucru. Angajatorii vor putea să vadă cum își petrec timpul angajații și să înțeleagă modul în care fiecare angajat își îndeplinește sarcinile, ceea ce poate ajuta la planificarea proiectelor viitoare și la gestionarea timpului.
De exemplu, să ne imaginăm un angajat căruia i s-au atribuit cinci sarcini independente care trebuie îndeplinite într-o tură de opt ore, care pot fi îndeplinite în orice ordine. În primul rând, informațiile din software vor dezvălui cât timp a fost petrecut pentru îndeplinirea fiecărei sarcini, din care conducerea poate determina cât timp va dura în viitor îndeplinirea unor sarcini similare.
În al doilea rând, programul poate dezvălui ordinea în care angajatul finalizează sarcina, ceea ce oferă companiei o perspectivă asupra proceselor de gândire ale acestuia. Aceste informații pot fi apoi folosite pentru proiecte viitoare. Dacă angajatul alege mai întâi sarcinile bazate pe foaia de calcul Excel, compania știe că angajatului îi place să lucreze cu Excel și îi poate delega sarcini similare în viitor.
O altă piesă importantă este durata de timp în care angajatul își termină munca. Unii angajați de birou vor termina o zi de lucru în șase sau șapte ore, apoi își vor petrece restul zilei de lucru pe rețelele de socializare în loc să înceapă noi sarcini.
Construirea unei echipe axate pe rezultate: Încredere, autonomie și responsabilitate
Pentru ca un loc de muncă la distanță să aibă succes, trebuie să existe o cultură a încrederii și a autonomiei. Acest lucru începe de la vârf, conducerea având încredere în angajații lor pentru a-și îndeplini obiectivele în mod independent, corect și în timp util. La rândul lor, angajații trebuie să aibă încredere în supervizorii și colegii lor pentru a le oferi instrumentele și sprijinul de care au nevoie pentru a-și face treaba.
Dacă aceste condiții nu sunt îndeplinite, neîncrederea va crește, moralul va scădea, iar productivitatea va fi în cele din urmă redusă la niveluri potențial nesustenabile. Multe startup-uri au eșuat din cauză că angajații au senzația că șefii lor sunt în permanență cu ochii pe umerii lor și nu au încredere în ei pentru a lua deciziile corecte în vederea îndeplinirii obiectivelor lor.
În mod similar, dacă managerii sau supervizorii nu pot avea încredere în angajații lor, pot petrece prea mult timp asigurându-se că munca este îndeplinită, ceea ce poate duce la pierderea de productivitate din alte îndatoriri ale acestora.
Obiectivul oricărui start-up ar trebui să fie menținerea unui sistem de responsabilitate care să nu interfereze cu procesele creative ale angajaților. Deoarece fiecare angajat va lucra diferit în funcție de punctele forte și punctele slabe personale, multe întreprinderi au învățat că un model “unic pentru toți” este nesustenabil, în special în mediile de lucru la distanță. Este un echilibru dificil, dar esențial.
Mentalitatea de creștere și alocarea timpului: Stabilirea priorităților pentru ceea ce contează
Unul dintre cei mai importanți factori în gestionarea timpului este “mentalitatea de creștere”, ceea ce înseamnă că sarcinile trebuie să fie prioritizate având în vedere ca factor principal obiectivul general de creștere a companiei. Dacă o companie și angajații săi nu își gestionează timpul în mod corespunzător și nu acordă mai multă greutate sarcinilor mai importante, compania nu va putea să crească.
Instrumente de gestionare a timpului pentru proprietarii de startup-uri: De la aplicații la tehnici
Există multe aplicații și programe care ajută la gestionarea timpului unei companii, cum ar fi software-ul de urmărire a angajaților, care poate arăta modul în care un angajat își petrece timpul pe dispozitivele sale de lucru și îl va descuraja să folosească social media sau să se implice în alte distracții în timpul programului de lucru. De asemenea, acestea pot dezvălui cât timp petrece un angajat folosind fiecare program în parte, ceea ce poate oferi o perspectivă mai largă asupra timpului necesar unui angajat pentru a finaliza o sarcină, printre altele.
Bineînțeles, nevoile specifice ale startup-ului vor fi factorul determinant în ceea ce privește instrumentele care ar trebui utilizate pentru gestionarea timpului. Dacă termenele limită sunt frecvente și de neocolit, ar putea fi necesar un nivel mai ridicat de supraveghere și comunicare, cel puțin la început. Dacă activitatea este mai puțin intensivă în timp și accentul se pune strict pe calitatea muncii unui angajat, ar putea fi acordată o marjă de manevră mai mare.
S-ar putea să fie nevoie de multe încercări și erori înainte de a găsi soluția perfectă, dar dacă angajații companiei au un nivel suficient de ridicat de încredere în conducere, aceștia pot oferi un feedback sincer și pot contribui la accelerarea procesului. Aceasta nu înseamnă că managementul ar trebui să se supună întotdeauna cererilor lucrătorilor, desigur. În schimb, conducerea ar trebui să se străduiască să găsească strategii care să-i mențină pe angajați fericiți și productivi.
O metodă populară de gestionare a timpului este tehnica Pomodoro, care presupune setarea unui cronometru pentru 25 de minute, blocarea tuturor distragerilor și lucrul exclusiv la sarcina respectivă pentru acest timp, apoi luarea unei pauze de cinci până la zece minute imediat ce cronometrul se oprește, apoi repetarea procesului până la finalizarea sarcinii. După ce aceasta este terminată, angajatul ia o pauză de aproximativ 30 de minute înainte de a începe următoarea sarcină.
O altă opțiune este blocarea timpului, care presupune împărțirea unei perioade de timp, cum ar fi o zi sau o săptămână, în blocuri, timp în care angajatul se concentrează exclusiv pe un singur proiect sau sarcină
Pentru angajații care doresc sau au nevoie de o structură suplimentară, planificarea orientată spre obiective poate fi cea mai bună strategie. Aceasta presupune să iei un proiect sau un obiectiv, să-l împarți în sarcini mai mici, care sunt apoi prioritizate în funcție de nivelul de importanță și să le finalizezi în ordine, conform unui program bazat pe o estimare a timpului pe care ar trebui să-l dureze fiecare sarcină.
Leadership la distanță în startup-uri: Navigarea provocărilor și facilitarea colaborării
O conducere adecvată poate fi dificil de realizat în orice afacere, dar un startup la distanță are propriile seturi unice de provocări care trebuie depășite. Spre deosebire de afacerile stabilite, care au tradiții consacrate și ani de experiență pe care să se bazeze, startup-urile trebuie, în general, să învețe pe măsură ce se dezvoltă. Această curbă de învățare poate fi dificilă, mai ales după ce afacerea ia avânt și are sute sau mii de angajați în întreaga țară sau chiar în întreaga lume.
Comunicarea și colaborarea sunt cele două chei principale ale succesului atunci când navighezi printre aceste provocări. Dacă liderii pot comunica în mod clar obiectivele și așteptările companiei, angajații lor vor înțelege mai bine și vor fi mai puțin predispuși să se simtă confuzi. În loc să le oferiți pur și simplu lucrătorilor o listă de sarcini de îndeplinit, este mai bine să explicați de ce trebuie îndeplinite sarcinile și care este obiectivul general, astfel încât angajații să se simtă incluși și să se implice mai mult pentru a se asigura că proiectul este executat cu succes.
Urmărirea timpului este unul dintre cele mai valoroase instrumente pentru a facilita transparența și cooperarea în cadrul echipelor la distanță. Le permite managerilor să aibă o înțelegere mai completă a modului în care angajații își finalizează munca și, dacă angajații înțeleg că fac parte cu toții din același sistem, știu că timpul colegilor lor este la fel de bine cheltuit. Acest lucru îi poate împiedica să se simtă invidioși sau să aibă impresia că sunt luați în evidență.
Proprietarii de startup-uri ar trebui să urmărească să adopte o abordare echilibrată care să valorifice urmărirea timpului ca instrument strategic pentru a promova creșterea, inovarea și o cultură pozitivă a echipei. Echilibrul este cu adevărat cheia unui startup de succes, deoarece concentrarea prea mult pe o parte sau alta ar putea duce la consecințe pe termen lung și neprevăzute.
Utilizând aceste strategii și înțelegând importanța gestionării timpului în mediile de lucru la distanță, startup-urile pot continua să prospere, operate de angajați fericiți care își pot face treaba în modul în care funcționează cel mai bine pentru ei.
