Veverita Aliona 
58% dintre angajați au opțiunea de a lucra de la distanță cel puțin o zi pe săptămână. Pentru multe companii, acest lucru înseamnă că noii angajați se alătură companiilor din sufrageria sau de la masa din bucătărie. Integrarea virtuală devine o parte a noii normalități, mai ales în contextul în care munca hibridă și la distanță este noua normalitate. Știm că procesul de îmbarcare joacă un rol esențial în retenția și implicarea angajaților. Un studiu pre-pandemic a constatat că un proces solid de îmbarcare a angajaților poate îmbunătăți retenția cu până la 82%.
În același timp, există putere în conexiuni. Iar pentru noii angajați, facilitarea conexiunilor încă de la început îi ajută pe angajați să se dezvolte la locul de muncă.
Așadar, ce înseamnă asta pentru integrarea virtuală? Cum își începe organizația dvs. angajații să pornească cu dreptul încă din prima zi? În ce fel investiți într-o experiență de integrare la distanță care îi ajută pe angajați să se dezvolte?
Îmbarcarea virtuală vă poate ajuta să vă asigurați că angajații dvs. sunt pregătiți pentru succes. Vom vorbi despre cum arată integrarea virtuală în cadrul forței de muncă de astăzi. De asemenea, vom parcurge pașii pentru a realiza un proces de integrare virtuală care să funcționeze.
Ce este integrarea virtuală?
Virtualizarea online este un proces și/sau un program care le oferă noilor membri ai echipei dvs. informațiile de care au nevoie pentru a ști totul despre organizația în care se alătură. Aceasta include misiunea, scopul, valorile, obiectivele și alte informații de resurse umane și logistice.
La modul cel mai simplu, integrarea virtuală este procesul de primire a noilor angajați la distanță într-o companie. Dar, așa cum știe orice profesionist în resurse umane sau în integrare, integrarea virtuală este o abordare aprofundată și structurată. Este un program complet care le permite angajaților să cunoască organizația.
Procesul de integrare este adesea primul contact pe care un angajat îl va avea cu cultura companiei. Dar procesul de integrare pregătește, de asemenea, angajatul cu tot ceea ce are nevoie pentru a reuși.
În mediile virtuale, poate fi o provocare să găsești modalități de a prezenta angajaților o companie de la distanță. Acesta este motivul pentru care crearea unui program și a unor procese care să implice angajații încă de la început este integrală. Nu numai că contribuie la sănătatea și bunăstarea angajaților, dar și a companiei dumneavoastră în ansamblu.
Îmbarcarea angajaților este mai importantă decât ați putea crede. Organizațiile de pretutindeni se luptă cu retenția și implicarea. Și, pe măsură ce schimbarea, incertitudinea și necunoscutul continuă să se profileze, este important ca firmele să facă tot ce pot pentru a-și implica angajații încă de la început.
Îmbarcarea este un loc pentru crearea de conexiuni. Conexiunile nu sunt doar momente de bun simț la locul de muncă. Conexiunile generează, de asemenea, valoare comercială. Atunci când angajații nu sunt conectați la locul de muncă, organizațiile au de suferit.
Pași pentru a realiza un sistem virtual de integrare
Dacă sunteți gata să întâmpinați noi angajați la distanță, iată un ghid în pași despre cum să construiți un proces de integrare virtuală.
Puneți la dispoziție toate resursele, sistemele și tehnologia de care au nevoie înainte de data începerii activității lor
O piesă critică a întâmpinării unui angajat virtual în echipă este furnizarea accesului la tot ceea ce au nevoie pentru a-și face treaba.
Gândiți-vă la orice experiență de integrare în persoană. De obicei, noul angajat se va prezenta la un birou și i se arată spațiul de lucru. Acesta primește un calculator sau un notebook, o tastatură, un mouse și acces la sisteme. Primesc acces la e-mailul lor, sisteme și software. Uneori, există sesiuni de formare pentru a-i ajuta să se pună la punct.
Pentru integrarea virtuală, acest lucru poate deveni dificil. Înseamnă că organizația dvs. trebuie să furnizeze tot ceea ce are nevoie angajatul pentru a-și face treaba la domiciliu.
Este probabil ca echipele dvs. de resurse umane și IT să colaboreze îndeaproape pentru a se asigura că angajații primesc tot ce au nevoie. Dacă sunteți manager, verificați cu noul angajat pentru a vă asigura că acesta a primit tot ce are nevoie.
Țineți cont de modul în care promovați un loc de muncă incluziv. De exemplu, v-ați asigurat că ați făcut adaptări pentru angajații cu dizabilități? Sunteți conștient de orice nevoi neurodivergente de care ar putea avea nevoie noul dvs. angajat?
Deși neintenționat, un angajat se poate simți izolat dacă “apare” la serviciu în prima zi fără acces sau fără adaptări. Vreți ca aceștia să se simtă parte din echipă. Asta înseamnă să vă asigurați că toată logistica lucrului de la domiciliu este rezolvată înainte de data de începere a activității.
Comunicați agenda și ce se așteaptă înainte de prima zi
Începerea unui nou loc de muncă este deja stresantă. Noul dvs. angajat se simte probabil anxios și entuziasmat. Dar angajații dvs. de la distanță se alătură din sufrageria sau canapeaua lor. Fără o comunicare clară cu privire la ce să se aștepte, lucrătorii la distanță riscă să se simtă ca și cum și-ar învârti degetele de la picioare. Acest lucru poate crește acele sentimente de anxietate care sunt naturale pentru orice nou angajat.
Colaborați cu echipa de resurse umane și/sau de integrare pentru a vă asigura că angajații înțeleg ce se așteaptă de la ei în prima săptămână. Includeți în calendar și orice invitații la întâlniri individuale și sesiuni de formare.
Creați o programare structurată pentru prima lor săptămână (sau lună)
Mai ales la început, angajații virtuali ar trebui să aibă o anumită structură în procesul de integrare. Planul dvs. de integrare ar trebui să acopere tot ceea ce doriți ca angajatul dvs. să știe despre companie.
Colaborați cu echipa dvs. de resurse umane pentru a întocmi o listă cuprinzătoare a ceea ce doriți ca noii angajați să înțeleagă încă din prima zi. De acolo, puteți lucra cu proprietarii programelor respective pentru a pune la punct webinarii care pot fi găzduite pe Zoom. Aceste webinarii și sesiuni de formare ar trebui să le ofere noilor angajați o imagine de ansamblu a tot ceea ce trebuie să știe despre companie.
Implementați momente care contează pentru a construi conexiuni
Pentru oricine care a trecut vreodată printr-un proces de integrare, este foarte mult de digerat. De multe ori, angajații sunt încărcați cu cantități masive de informații.
În timp ce este important să vă asigurați că angajații primesc informațiile de care au nevoie, este de asemenea important să vă faceți timp pentru conexiuni. Gândiți-vă la cultura companiei dvs. și la modalitățile prin care doriți să aduceți această cultură la viață pentru noii angajați.
Găsiți modalități de a implementa programe care să ajute la crearea de conexiuni sociale. De exemplu, puteți începe fiecare sesiune de formare cu o activitate diferită pentru a sparge gheața? Sau poate că puteți găzdui un happy hour virtual la sfârșitul primei săptămâni? De asemenea, ați putea lua în considerare posibilitatea de a le trimite angajaților dvs. niște cadouri pentru a vă ajuta să vă construiți brandul de angajator. Oricare ar fi, găsiți modalități de a-i face pe angajații dvs. să se simtă conectați și să aibă un sentiment profund de apartenență.
Faceți cunoștință cu noii membri ai echipei lor în prima zi de lucru
Există ceva evident în cazul echipelor virtuale: nu veți întâlni fețe noi în “birou”.
Deși poate părea evident, poate fi trecut cu vederea. Asigurați-vă că vă prezentați noul angajat echipei dvs.
Un rol nou este incitant, dar poate fi și enervant. Atunci când angajatul dvs. știe că sunteți o resursă pentru el, acest lucru ajută la construirea încrederii.
Dacă organizația dvs. angajează angajați la distanță, este important să obțineți o experiență de integrare virtuală corectă. De la facilitarea conexiunilor până la crearea unui mediu de lucru incluziv,integrarea virtuală este foarte importantă.
