Greșeli de evitat atunci când alegeți un furnizor de servicii IT gestionate
Veverita Aliona
6 min read
Din ce în ce mai multe întreprinderi utilizează serviciile furnizorilor de servicii IT gestionate. Organizațiile care nu dispun de o echipă IT internă pot utiliza un furnizor de servicii IT pentru a beneficia de același nivel de asistență ca și când ar avea resurse IT în cadrul personalului, la un cost mult mai mic. Pe de altă parte, organizațiile care dispun de o echipă IT internă pot spori disponibilitatea IT și performanța echipei IT existente, beneficiind în același timp de economii de costuri. Indiferent de situație, în timpul procesului de alegere a unui furnizor de servicii IT se fac uneori multe greșeli comune, care pot fi evitate cu puțină diligență.
Privirea serviciilor IT gestionate ca pe o soluție
În timp ce un furnizor de servicii IT rezolvă de obicei toate problemele tehnice pentru clienții lor, serviciul nu trebuie privit ca o soluție de tipul “se pune și se uită”. Întreprinderile vor trebui să fie pregătite să joace un rol, îndeplinind sarcini precum: să rămână la curent cu noile evoluții în materie de securitate cibernetică, să implementeze cu sârguință cele mai bune practici IT, să ofere instruire în domeniul securității pentru angajați și să aplice politicile IT. Un bun furnizor de servicii IT poate ajuta cu aceste sarcini, dar nu poate forța un client să ia măsuri.
Neavând un plan de angajare a suportului IT.
Atunci când selectează un furnizor de servicii IT, mulți factori de decizie cred că vor putea pur și simplu să îi predea tot ce este tehnic. Deși nu este imposibil ca un furnizor de servicii IT să se ocupe de fiecare problemă tehnică, acest lucru ar putea sfârși prin a fi extrem de costisitor pe termen lung. Înainte de a apela la serviciile unui furnizor IT, organizațiile de afaceri trebuie să elaboreze un plan clar pentru ca personalul să știe când este oportun să apeleze la un furnizor de servicii IT pentru asistență, față de situațiile în care problemele ar trebui tratate la nivel intern. Atribuirea unor “utilizatori experimentați” la nivel intern care pot ajuta pe alții, în special în ceea ce privește aplicațiile software personalizate sau specifice industriei, va crește productivitatea și va reduce costurile de asistență IT.
Credeți că toate modelele de facturare ale un furnizor de servicii IT sunt la fel.
Fiecare furnizor de servicii IT este unic și va avea probabil modele de facturare diferite. Este important să analizați diferitele modele de facturare în timpul procesului de verificare pentru a determina care este cel mai potrivit. Măsurarea utilizării preconizate a suportului IT în funcție de diferitele modele va ajuta la evitarea depășirilor neașteptate de costuri.
Privind sistemul de servicii IT ca pe un furnizor, mai degrabă decât ca pe o resursă internă.
Atunci când se angajează un furnizor de servicii IT, întregul proces ar trebui abordat în mod similar cu angajarea unui membru al unei echipe interne. Furnizorul IT ar trebui să fie ținut la același nivel de așteptări ca și membrii echipei interne atunci când vine vorba de comunicare, profesionalism și dedicare față de companie. Acest lucru va permite organizației să se orienteze către furnizorul potrivit pentru compania lor și să evite un dezastru viitor.
După începerea angajamentului, dacă organizația continuă să privească un furnizor de servicii IT exprimarea de noi idei care vor aduce beneficii companiei în atingerea obiectivelor și așteptărilor sale.
Reținerea de informații vitale de la un furnizor de servicii IT.
În timpul negocierii contractului inițial și chiar și după contractarea serviciilor unui furnizor de servicii IT, este important ca întreprinderea să fie cât mai transparentă cu un furnizor de servicii IT. Reținerea de informații de la un furnizor de servicii IT poate sfârși prin a costa mai mulți bani pe termen lung. Fie că este vorba despre locații care trebuie să fie susținute, schimbări de personal sau probleme de afaceri neașteptate, un furnizor de servicii IT trebuie să știe totul.
Subestimarea impactului viitoarelor schimbări de afaceri.
Pe măsură ce afacerea evoluează, nevoile IT se vor schimba, iar un furnizor de servicii IT va trebui să fie capabil să susțină aceste schimbări. Factorii de decizie ar trebui să discute inițiativele de afaceri, lansările de noi produse, schimbările de infrastructură externă și alte aspecte care ar putea avea un impact asupra capacității un furnizor de servicii IT de a sprijini afacerea în viitor, pentru a se asigura că furnizorul de servicii IT selectat va fi capabil să le gestioneze.
Faptul că nu sunteți pe aceeași lungime de undă cu furnizoruul de servicii IT .
Dacă se crede că un sistem de servicii IT va furniza servicii specifice în timp ce un furnizor de servicii IT crede că aceste servicii sunt gestionate la nivel intern, vor apărea probleme evidente. O diagramă pentru toate tipurile de servicii, care să identifice cine este responsabil și ce este facturabil, va stabili o direcție clară și va descoperi potențialele provocări. Furnizarea acestor diagrame personalului va asigura implicarea corectă a membrilor echipei de asistență de prima dată și va crește nivelul de satisfacție a utilizatorilor, precum și rata de adoptare de către utilizatori a noilor metode de servicii.
Eșecul de a echilibra personalul intern cu resursele furnizorului.
În cazul în care organizația de afaceri completează resursele interne cu resurse ale furnizorului, este important să se asigure că sunt reținute persoanele potrivite, cu competențele potrivite, pentru a crea un echilibru. Un furnizor poate completa complet cunoștințele și abilitățile personalului IT intern, iar prin lucrul în echipă se pot obține rezultate uimitoare. Cu toate acestea, dacă echipele sunt dezechilibrate, vor apărea probleme.
9. Înțelegerea greșită a termenilor contractului.
Contractul dintre companie și furnizorul definește termenii angajamentului. Factorii de decizie trebuie să se asigure că termenii contractului sunt clari și că toți membrii cheie ai personalului îi cunosc, inclusiv unde și când sunt disponibile aceste servicii, cum să contacteze MSP și ce acțiuni vor declanșa o facturare suplimentară.
O parte a acordului cu furnizor ar trebui să fie un acord de confidențialitate pe care resursele acestuia trebuie să îl semneze înainte de a lucra cu date privilegiate. În plus, este important să se înțeleagă care sunt canalele de feedback adecvate cu acest sistem. În cazul în care o anumită resursă nu funcționează așa cum se dorește, întreprinderea ar trebui să știe cum să raporteze acest lucru, cum sunt tratate problemele și cine se va ocupa de feedback.
Eșecul de a efectua efetcul necesar.
Factorii de decizie ar trebui să afle cât mai multe despre un potențial a sistemului dat. Ar trebui efectuată o verificare amănunțită înainte de semnarea contractului. Câteva întrebări care trebuie puse sunt:
- Dispune sistemul de servicii IT de resurse care pot susține toate nevoile noastre?
- Care este stabilitatea afacerii sistemului?
- Are și alți clienți de aceeași mărime?
- Oferă servicii pentru aceeași verticală industrială?
- Aflați ce întrebări trebuie să puneți atunci când examinați potențialii furnizori de servicii IT, utilizând această listă de verificare.
Prin evitarea greșelilor comune enumerate mai sus, șansele de a găsi partenerul IT potrivit și de a menține un parteneriat de succes după începerea angajamentului vor crește semnificativ.
