Veverita Aliona 
Dacă v-ați temut vreodată că veți părea prea formal, prea casual sau prea “orice” când vine vorba de încheierea și trimiterea unui e-mail, citiți despre cum să încheiați cel mai bine un e-mail. Deoarece cel mai bun final de e-mail depinde de persoana căreia îi trimiteți un e-mail, dacă este prima dată când vorbiți sau nu și ce acțiune doriți să întreprindă, dacă este cazul, puteți considera că este un câmp minat de etichetă. Vestea bună este că am adunat câteva sfaturi utile pentru a vă ajuta să găsiți un final de e-mail care să fie adecvat, succint și potrivit pentru fiecare scenariu de e-mail.
Cui îi trimiteți un e-mail?
Este vorba de un prieten, un coleg, o rudă, un client sau un contact necunoscut căruia îi trimiteți un e-mail? Persoana sau persoanele cărora le trimiteți un e-mail este unul dintre cei mai importanți factori în determinarea tonului și stilului potrivit pentru finalul e-mailului dumneavoastră. Puteți să vă încheiați e-mailul în orice mod doriți pentru prietenii dumneavoastră, dar este mai sigur să vă păstrați finalul profesional pentru colegi și clienți și să folosiți finaluri mai formale pentru contactele necunoscute.
Puteți să le urmați exemplul?
Dacă răspundeți la un e-mail, atunci sunteți deja cu un pas înainte, deoarece puteți pur și simplu să urmați tonul pe care expeditorul l-a stabilit în e-mailul pe care vi l-a trimis. Acest lucru este deosebit de util în primele etape ale comunicării prin e-mail între două sau mai multe persoane care nu se cunosc foarte bine.
Dacă adoptați această abordare, este probabil ca finalul e-mailurilor să scadă în formalitate pe măsură ce conversia avansează, în special dacă vor fi multe e-mailuri între voi. Un exemplu în acest sens ar putea fi atunci când instruiți un designer externalizat sau o agenție de PR să vă ajute compania. Pentru început, pe măsură ce relația se construiește și fiecare parte se obișnuiește cu cealaltă, comunicările vor rămâne probabil semi-formale. Pe măsură ce trece timpul și crește frecvența e-mailurilor între cele două părți, atunci un simplu “mulțumesc” sau “vorbim curând” va fi mai mult decât suficient în majoritatea cazurilor.
Este în regulă să fii tu însuți
Atâta timp cât nu sunteți nepoliticos atunci când încheiați un e-mail, este în regulă să vă lăsați personalitatea să se vadă în încheierea e-mailului, alegând pur și simplu un final care vi se pare potrivit pentru dumneavoastră și pentru contextul e-mailului. Dacă vă folosiți judecata și rămâneți politicos, veți asigura cel mai simplu și mai natural final al e-mailurilor dumneavoastră. în care acesta este sentimentul pe care îl căutați.
Verificați dacă există greșeli de ortografie și includeți o semnătură de e-mail
Modul în care vă încheiați e-mailul devine mult mai puțin important dacă e-mailul în sine este plin de greșeli de ortografie și greșeli gramaticale. Înainte de a apăsa butonul de trimitere, asigurați-vă că ați verificat orice sugestii de autocorectare afișate pe ecran și că ați citit textul pe care l-ați scris pentru a vă asigura că are sens, este clar și se citește bine, precizând simplu și clar orice întrebare pe care o aveți sau orice acțiune care trebuie întreprinsă.
Adăugarea unei semnături standard de e-mail este, de asemenea, o bună practică. Prin includerea numelui dvs. complet, a titlului postului, dacă este relevant, a numerelor de telefon și a linkurilor către rețelele de socializare, dacă este cazul, vă veți asigura că e-mailul dvs. nu se încheie brusc fără ca destinatarul să știe cum să ia legătura cu dvs.
Butonul de redactare a e-mailului în căsuța de primire
Fie că sunteți în căutarea unui final potrivit pentru muncă, cerere de angajare, personal, solicitare de servicii sau orice altceva între acestea, există o mulțime de opțiuni de final din care puteți alege mai jos.
Încheiere cu mulțumiri
- Vă mulțumim pentru considerație
- Apreciez ajutorul dumneavoastră în această chestiune
- Vă mulțumesc pentru ajutor, vă rog să mă anunțați dacă există probleme
- A fost o plăcere să lucrez cu dvs.
Sfârșit pentru acțiune
Dacă doriți ca persoana căreia îi trimiteți un e-mail să facă ceva atunci când citește e-mailul, subliniați acțiunea pe care doriți să o întreprindă în ultimele cuvinte ale e-mailului, pentru a vă asigura că aceasta este proaspătă în mintea ei atunci când răspunde.
- Vă rog să-mi comunicați părerile dvs. prin retur
- Aștept cu nerăbdare să primesc o actualizare a informațiilor pe această temă
- Vă rugăm să răspundeți cu răspunsuri la întrebările adresate
- Anunțați-mă dacă prevedeți că există probleme
Un final ocazional
Acest tip de final de e-mail este cel mai potrivit pentru persoanele pe care le cunoașteți bine sau cu care aveți o relație informală, cum ar fi familia, prietenii sau colegii apropiați.
- Salutări
- Mulțumesc
- Vă doresc un weekend plăcut
- Aștept cu nerăbdare să lucrez cu dvs.
- Scrieți-mi dacă aveți întrebări
- Ne vedem în curând
Trimiterea de e-mailuri prietenilor, colegilor apropiați și rudelor este mult mai ușoară decât trimiterea de e-mailuri formale de lucru sau de solicitare de servicii. Prietenii și familia au mai multe șanse să vă cunoască ciudățeniile și personalitatea, așa că, indiferent de modul în care decideți să vă semnați e-mailurile, este mult mai puțin îngrijorător și sunteți liber să injectați cât de mult umor și abrevieri doriți!
O încheiere profesională standard
Cel mai bine este să folosiți unul dintre aceste tipuri de finaluri profesionale de e-mail atunci când trimiteți e-mailuri de serviciu, contactați persoane noi pentru prima dată, solicitați oferte de preț sau atunci când trebuie să păstrați un aer de formalitate.
Cele mai multe companii vor avea un șablon standard pe care să îl folosiți la locul de muncă și care include logo-ul firmei, telefonul de la sediul central și detaliile de contact prin e-mail, precum și numărul de telefon direct și telefonul mobil, dacă este cazul. Uneori sunt incluse și linkuri de abonare la rețelele de socializare și la buletinul informativ în scopuri de marketing.
Utilizarea semnăturilor de e-mail standard care sunt adăugate automat la e-mailurile de la serviciu este atât de obișnuită încât s-ar putea să nici nu le mai observați, dar merită să vă luați câteva minute pentru a configura o semnătură de e-mail și pentru conturile de e-mail personale.
O semnătură de e-mail bună vă va asigura că vă comunicați întotdeauna numele și datele de contact, indiferent de modul în care vă semnați e-mailul. Acest lucru poate fi deosebit de util în cazul în care vă grăbiți și uitați să semnați în mod corespunzător, deoarece creează un final elegant și eficient al e-mailului.
Prin includerea în mod standard a detaliilor dvs. de contact, înseamnă că destinatarul vă poate suna înapoi dacă are nevoie să vorbească cu dvs. în urma e-mailului dvs. și nu trebuie să vă faceți griji că trebuie să vă amintiți să includeți aceleași detalii în fiecare e-mail pe care îl scrieți. Dacă nu doriți să trimiteți numărul dvs. de telefon cuiva, puteți elimina pur și simplu această parte a semnăturii de e-mail înainte de a trimite e-mailul.
Sperăm că acest ghid despre cum să încheiați cel mai bine un e-mail v-a oferit o mulțime de sfaturi de luat în considerare și exemple de urmat data viitoare când vă veți chinui să semnați un e-mail.
