Veverita Aliona 
Învățarea modului de a facilita și de a participa la întâlniri virtuale și hibride de impact va fi unul dintre cele mai importante avantaje competitive pe care vi le puteți oferi în această nouă lume. A învăța cum să facilitați și să participați la întâlniri virtuale și hibride de impact va fi unul dintre cele mai semnificative avantaje competitive pe care vi le puteți oferi în această nouă lume a muncii.
Probabil că mulți dintre noi au observat o creștere a numărului de întâlniri în calendarul nostru de când lumea a devenit la distanță și apoi hibridă. Așadar, aceste cifre cu siguranță nu sunt prea șocante.
Totuși, problema în cauză nu este numărul de întâlniri. Sunt întâlnirile proaste.
Întâlnirile nu ar trebui să dispară din cultura noastră de lucru. Ele sunt vitale pentru a colabora și a construi relații. Dar creșterea numărului de ședințe pare să fie corelată cu o scădere a calității ședințelor – ceea ce înseamnă că facilitatorii apar nepregătiți, participanții fac mai multe lucruri în același timp, iar deciziile sunt amânate pentru încă o ședință, deoarece nu sunt stabilite obiective clare la început.
Din fericire, multe birouri se apleacă asupra beneficiilor muncii la distanță și hibride. Cu toate acestea, vremurile se schimbă, iar reuniunile noastre – care sunt o piatră de temelie a oricărei afaceri – ar trebui să se schimbe și ele în consecință.
Iată câteva bune practici de luat în considerare pentru îmbunătățirea colaborării și pentru viitoarele întâlniri online:
Una dintre cele mai mari greșeli în materie de întâlniri este faptul că nu vă pregătiți din timp pentru întâlniri. Am participat la nenumărate întâlniri în care cineva vrea să “discute” despre ceva. Din nefericire, subiectul nu este analizat în prealabil cu atenție și nu există o structură a convorbirii, astfel încât conversațiile se abat de la subiect și nu este clar ce “trebuie” să realizăm.
Aflați ce doriți să rezolvați, apoi puneți acest lucru în capul agendei – acesta este obiectivul general pe care doriți să îl realizați. Apoi, stabiliți subiectele de discuție necesare pentru a atinge acest obiectiv – acestea sunt subiectele agendei dumneavoastră.
Este de asemenea, o idee bună să obțineți contribuții de la participanți pentru ordinea de zi. Acest lucru creează imediat o ședință mai colaborativă, oferă tuturor posibilitatea de a se exprima și ajută facilitatorul ședinței să gestioneze ordinea de zi în mod eficient.
Împingeți politicos înapoi și cereți unul, sau întrebați cum puteți contribui sau ce puteți pregăti din timp pentru a vă asigura că facilitatorul se gândește la ședință înainte de a vă alătura.
Dacă vă străduiți să vă creați agenda sau să stabiliți un obiectiv clar, acest lucru poate indica faptul că este mai mult o actualizare a situației și mai puțin o discuție. Încercați să înlocuiți ședința cu o formă de comunicare asincronă, cum ar fi e-mailul sau o înregistrare video.
Vorbind de asincronizare -utilizarea sa intenționată este de a înlocui întâlnirile care necesită ca o persoană să vorbească la toată lumea în locul celor care necesită contribuții și colaborare.
Acest tip de video este o modalitate deosebit de eficientă de comunicare, deoarece reflectă mai exact mesajul pe care încercați să îl transmiteți și tonul dumneavoastră. De asemenea, ele pun o față pe lângă nume și pot crea un sentiment mai puternic de conexiune. Exemple de videoclipuri pot fi actualizări de stare, anunțuri și prezentări de produse.
În plus, asincronizarea permite echipei dvs. să urmărească sau să vizualizeze conținutul atunci când le este convenabil, indiferent de fusul orar. Atunci când puteți oferi mai multă flexibilitate și permiteți echipelor să lucreze atunci când sunt mai productive, veți avea o echipă mai fericită.
Aveți un conținut captivant pe ecran pentru a vă face întâlnirile virtuale mai captivante. Și acest lucru oferă, de asemenea, publicului dvs. un motiv să se uite la dvs. în loc de telefoanele lor. Puteți crea incluziune prin caracteristici precum răspunsurile pe ecran. Acest lucru permite tuturor tipurilor de personalitate să contribuie la ședință fără a întrerupe fluxul conversației.
Reuniunile sunt una dintre cele mai mari oportunități pe care liderii și organizațiile le au pentru a excela în viitoarele lor locuri de muncă. Acest lucru rămâne valabil indiferent dacă este vorba de un model virtual sau hibrid. Ele nu vor dispărea – și nici nu ar trebui să dispară. Este timpul să transformați o pasiune temută în ceva care să motiveze, să energizeze și să inspire echipele dvs.
