Creșteți angajamentul și moralul cu ajutorul managementului cunoștințelor

Cunoașterea este putere. Dar, uneori, răspândirea cunoștințelor la masele din cadrul organizațiilor este mai dificilă decât pare. Dacă sunteți familiarizat cu industria de consultanță în management, probabil că ați auzit de managementul cunoștințelor. Este un concept care a luat naștere în lumea consultanței, dar care s-a răspândit rapid în toate industriile.  În esența sa, managementul cunoștințelor se referă la distribuirea eficientă a informațiilor în cadrul unei organizații. Mai ales pe măsură ce organizațiile cresc și se extind, acest lucru poate deveni din ce în ce mai dificil. La urma urmei, compania dvs. trebuie să se asigure că angajații au informațiile de care au nevoie pentru a-și face bine treaba. Dar managementul cunoștințelor este, de asemenea, despre deschiderea cunoștințelor pentru a permite succesul. În cele din urmă, managementul cunoștințelor poate fi o pârghie pentru a vă ajuta oamenii să își atingă potențialul maxim.

Ce este managementul cunoștințelor? 

În primul rând, să definim ce înțelegem prin managementul cunoștințelor.

Managementul cunoștințelor este procesul de organizare și partajare a cunoștințelor în cadrul unei organizații. Adesea, acest lucru înseamnă că toate resursele, informațiile și cunoștințele sunt ușor accesibile pentru angajați.

Devine din ce în ce mai important să se capaciteze schimbul de cunoștințe, mai ales pe măsură ce echipele lucrează în mod interfuncțional. De asemenea, este important să se creeze o bază de cunoștințe care să găzduiască toate informațiile importante.

În multe privințe, managementul cunoștințelor este similar cu acest concept de organizare pentru a câștiga. Indiferent de modul în care funcționează organizația dumneavoastră, existența unui sistem solid de gestionare a cunoștințelor vă poate oferi un avantaj competitiv.

Tipuri de sisteme de gestionare a cunoștințelor

Există o mulțime de instrumente de gestionare a cunoștințelor pe piață. Am adunat o listă de tipuri de sisteme.

Există o mulțime de opțiuni. Și, sincer, fiecare organizație funcționează diferit. Colaborați cu echipele dumneavoastră de tehnologia informației, de resurse umane și de comunicare internă pentru a determina ce tip de instrument este potrivit pentru dumneavoastră. De asemenea, instrumentul ar trebui să se integreze perfect în strategia dvs. de transformare digitală.

Unele organizații ar putea considera că un intranet intern răspunde cel mai bine nevoilor lor. Altele ar putea avea nevoie mai mult de un sistem de gestionare a conținutului care poate găzdui informații de întreprindere.

Unele ar putea avea nevoie de o aplicație ușor de utilizat pe mobil, mai ales dacă există o prezență mare pe teren sau în vânzări în cadrul organizației lor. Alții ar putea prioritiza integrarea securității și a fluxului de lucru în alte sisteme software.

Oricare ar fi nevoile organizației dvs., faceți diligențele necesare și cercetați în mod corespunzător. Este important să analizați modalitățile prin care instrumentul poate fi de tip self-service pentru angajații dvs. pentru a diminua volumul de muncă al angajaților dvs. din domeniul resurselor umane și al comunicării. Acest lucru este deosebit de important de avut în vedere dacă doriți să vă extindeți și să vă dezvoltați organizația.

Tipuri de gestionare a cunoștințelor

Managementul cunoștințelor este un termen larg. Dar, atunci când îl despărțim, ne putem gândi la gestionarea cunoștințelor în trei categorii diferite. Haideți să analizăm cele trei tipuri diferite de gestionare a cunoștințelor.

Cunoștințe explicite

Aceasta este cea mai elementară formă a ceea ce știm că este informația. Este documentată în formă scrisă. Este accesibilă și poate fi transmisă cu ușurință altora. Este înregistrată, comunicată și stocată undeva unde oamenii o pot accesa cu ușurință.

Avem, de asemenea, lucruri precum cărți albe, rapoarte, date și alte active pe care toți angajații le pot accesa. Este o platformă de autoservire care stochează totul într-un loc în care oamenii pot vedea în mod vizibil informațiile de care au nevoie.

Este un sistem actualizat în timp real, care ajută la facilitarea schimbului de informații. Deoarece totul este scris, documentat și postat public, ajută la eficientizarea fluxurilor de lucru.

Cunoștințe tacite

Aceasta este o formă complicată de gestionare a cunoștințelor, deoarece se bazează pe experiența personală și pe context. În multe feluri, ne putem gândi la cunoștințele tacite așa cum am face-o cu orice povestiri transmise din gură în gură.

În loc să obținem informații într-o formă tangibilă, documentată, învățăm despre ele prin experiență. Aceasta complică procesul de partajare a cunoștințelor, deoarece este contextuală. Adesea, lecțiile învățate sunt cele care ajută la modelarea acestui tip de gestionare a cunoștințelor – și cunoștințele care sunt împărtășite ca “trucuri ale meseriei”.

De exemplu, să spunem că ați angajat recent noi membri ai echipei. În timpul procesului de integrare, acești membri ai echipei au învățat o mulțime de cunoștințe noi despre organizație. Compania are resurse documentate pentru lucruri precum inițiativele de wellness la locul de muncă, modul în care funcționează beneficiile angajaților și cultura organizațională.

Cu toate acestea, echipa dvs. este destul de nouă. Aceștia sunt primii angajați noi pe care i-ați adăugat în echipă și anumite procese de afaceri nu sunt încă documentate. Detaliile legate de posturile noilor membri ai echipei sunt lăsate în mare parte pe seama formării la locul de muncă. Sau, cu alte cuvinte, experiența contextuală și personală. Competențele cheie ale rolului vin odată cu lecțiile învățate pe parcurs. Asta până când cineva le documentează.

În echipa noastră de marketing de conținut, organizăm în mod regulat ceea ce numim “ziua procesului”. Este o zi dedicată documentării cunoștințelor tacite pentru a ne asigura că ne pregătim echipa pentru un succes optim. Ne ajută să documentăm lucruri mărunte, cum ar fi modul de extragere a indicatorilor sau modul de interacțiune cu asistența pentru clienți.

Aceste “zile de proces” ajută la transformarea cunoștințelor tacite în cunoștințe explicite. În cele din urmă, deși cunoștințele tacite îi ajută pe membrii actuali ai echipei, s-ar putea să nu-i pregătească pe viitorii membri ai echipei pentru succes.

Cunoștințe implicite

În cele din urmă, cunoștințele implicite sunt un tip de gestionare a cunoștințelor care pune în acțiune cunoștințele explicite.

Totul era documentat într-un document de proces despre cum să încărcăm cel mai bine un blog sau să alcătuim un buletin informativ. Dar, în multe feluri, unele dintre cele mai bune practici au fost împărtășite prin conversații cu membrii echipei.

Cunoștințele implicite iau cunoștințele explicite și pun o cireașă pe deasupra. Aceasta ajută în optimizarea procesului de transfer de cunoștințe pentru a stimula productivitatea angajaților.

Ce este procesul de gestionare a cunoștințelor?

Fiecare organizație are procese, comunități de practică și cunoștințe colective diferite. Ca atare, asta înseamnă că procesul de gestionare a cunoștințelor va arăta diferit pentru diferite companii.

Cu toate acestea, există câteva linii directoare generale pentru implementarea unui proces de gestionare a cunoștințelor pe care organizația dvs. le poate adopta. Colaborați cu echipele dumneavoastră de IT, de resurse umane și de gestionare a conținutului pentru a vă asigura că aveți toate rațele în ordine.

Am subliniat patru pași simpli care pot ajuta organizația dvs. să își controleze cunoștințele companiei.

Audit sau descoperire. Pentru a vă da seama ce informații există, trebuie să efectuați un audit. În companiile pentru care am lucrat în trecut, departamentul IT și cel de resurse umane efectuează în general un fel de descoperire. Acest lucru îi ajută pe membrii echipei să se uite în întreaga afacere pentru a afla ce instrumente, sisteme și software există deja.

Dar acest lucru include și examinarea tipurilor de cunoștințe pe care le adunați, de asemenea. De exemplu, majoritatea angajaților dumneavoastră documentează procesele? Ce lipsește în auditul dumneavoastră? Observați că anumite echipe folosesc mai mult decât altele instrumentele?

Efectuarea unui audit amănunțit a ceea ce există deja în ecosistemul dvs. vă ajută să luați o decizie în cunoștință de cauză. La urma urmei, nu puteți lua o decizie cu privire la o soluție de gestionare a cunoștințelor fără să știți cu ce lucrați.

Cele mai bune practici de gestionare a cunoștințelor

Tehnologia există pentru a ne face viața – și munca – mai ușoară. Căutați modalități prin care puteți automatiza procesul de gestionare a cunoștințelor.

De exemplu, să spunem că firma dvs. are un canal Slack la nivelul întregii companii pentru toate întrebările legate de beneficiile angajaților. De asemenea, aveți o pagină de intranet internă care găzduiește tot ceea ce angajații dvs. trebuie să știe despre beneficiile angajaților.

Când vine perioada de înscriere deschisă, echipele dvs. de resurse umane sunt bombardate cu întrebări. Este probabil ca oamenii dvs. de la Resurse Umane să răspundă la întrebări în mai multe locuri, ceea ce îngreunează schimbul de cunoștințe.

Fiți la curent cu tehnologia actuală

În calitate de fost profesionist în comunicare internă, aceasta este o problemă importantă. Angajații dvs. sunt obișnuiți cu instrumente precum Google, unde informațiile sunt la îndemâna lor.

Realitatea este că intraneturile nu prea țin pasul cu standardul pe care l-a stabilit Google. Nu vă pot spune de câte ori am primit feedback cu privire la lucruri precum funcționalitatea de căutare sau ușurința de a găsi lucruri.

De aceea, este important să vă asigurați că sistemele de gestionare a cunoștințelor sunt reîmprospătate și actualizate. De multe ori, furnizorii vor remedia și bug-uri care pot contribui la îmbunătățirea experienței angajaților, de asemenea.

Creați forumuri în care angajații își pot exprima feedback-ul

Sistemele de gestionare a cunoștințelor sunt excelente pentru schimbul de informații. Dar sunt și mai bune atunci când sunt interactive.

Activați campionii sau ambasadorii creării de cunoștințe

Orice profesionist în managementul schimbării vă va spune acest lucru: schimbarea este dificilă pentru oameni. Așadar, lansarea unui nou instrument și creșterea gradului de adoptare nu este o sarcină ușoară.

Gândiți-vă la modalitățile prin care puteți activa avocați pentru sistemul de gestionare a cunoștințelor. De exemplu, pot liderii dvs. să nominalizeze campioni sau ambasadori din fiecare departament? Cum stimulați implicarea?

Sistemele de gestionare a cunoștințelor vor funcționa bine numai dacă angajații dvs. folosesc instrumentul. Fiți creativi și în ceea ce privește modul în care conduceți adoptarea.

Începeți să împărtășiți cunoștințele – și deblocați potențialul organizației dvs.

Strategia dvs. de gestionare a cunoștințelor este o parte importantă a strategiei dvs. de afaceri. Aceasta poate contribui la deblocarea cunoștințelor organizaționale care conduc la rezultate mai bune ale afacerii.

Dar orice fel de schimbare este dificilă. Și pentru a vă asigura că oamenii dvs. sunt pregătiți pentru succes, coaching-ul este aici pentru a vă ajuta.