Veverita Aliona 
O afacere fără contabilitate este o afacere care riscă să eșueze. Evidența contabilă creează înregistrările financiare esențiale pentru succes, oferă ordine și structură pentru performanța afacerii și oferă proprietarilor și managerilor de afaceri o imagine clară a modului în care funcționează afacerea lor. Contabilitatea este vitală pentru întreprinderile mici, ajutând la gestionarea eficientă a finanțelor, la luarea deciziilor bine fundamentate și la menținerea conformității cu regulile fiscale și legale, asigurând astfel succesul și durabilitatea afacerii.
Ce este contabilitatea?
Contabilitatea are un rol vital pentru buna funcționare a unei întreprinderi mici. Aceasta implică înregistrarea și raportarea zilnică a informațiilor financiare ale unei organizații și este diferită de contabilitate, care este procesul de utilizare a datelor întreprinderii pentru a stabili poziția financiară a acesteia și pentru a lua decizii privind modul în care sunt gestionate finanțele.
Contabilitatea implică o varietate de activități, printre care:
- Ținerea registrelor de vânzări și achiziții pentru a urmări veniturile și cheltuielile
- monitorizarea fluxului de numerar
- Efectuarea plăților către furnizori
- urmărirea plăților de la clienți
- Asigurarea faptului că întreprinderea își plătește impozitele la timp și plătește suma corectă datorată
- Solicitarea rambursării impozitului pentru cheltuielile de afaceri
De ce au nevoie întreprinderile mici de contabilitate?
Contabilitatea este necesară din următoarele motive importante:
- Ea permite întreprinderii să țină evidența banilor datorați furnizorilor și clienților, să înțeleagă poziția de numerar și fluxul de numerar și să își măsoare performanța financiară.
- Aceasta asigură că întreprinderea nu se va confrunta cu taxe de întârziere sau penalități din partea Fiscului și nici nu va pierde alte cheltuieli obligatorii, cum ar fi ratele comerciale.
- Oferă întreprinderii registrele și informațiile de care va avea nevoie pentru a obține împrumuturi și credite de la bănci și furnizori sau subvenții din surse publice.
- Permite întreprinderii să își facă o planificare adecvată. Dacă nu știți unde vă situați din punct de vedere financiar, cum puteți lua deciziile importante care vor determina succesul pe termen lung al afacerii dumneavoastră?
- Oferă afacerii dvs. informațiile de care are nevoie pentru a angaja mai mult personal, a acumula active, a achiziționa alte afaceri și chiar a cumpăra proprietăți.
- Oferă datele esențiale de care afacerea dumneavoastră are nevoie pentru a se dezvolta.
Cum se ține contabilitatea:
Mulți proprietari de afaceri mici vor ține inițial propria contabilitate, dar, pe măsură ce afacerea lor se extinde, pot constata că timpul lor este mai bine folosit în altă parte și vor angaja un contabil sau vor folosi un serviciu extern pentru a ține evidența financiară. Cu toate acestea, indiferent cine ține contabilitatea, primul pas este să decideți ce tip de metodă contabilă să utilizați: Contabilitatea tradițională înregistrează veniturile și cheltuielile la data facturii de vânzare sau de cumpărare.
După ce ați ales metoda de contabilitate, urmați acești pași cheie:
Înregistrați totul
Contabilitatea urmărește finanțele folosind aceste tipuri de înregistrări (cunoscute și sub numele de “cărți” sau “registre”):
- Registrul principal – înregistrează tot ceea ce intră și iese din contul dumneavoastră – dezvăluie fluxul de numerar.
- Registrul de vânzări – înregistrează tot ceea ce ați vândut și arată facturile plătite și neplătite ale clienților. (Facturile de vânzare neplătite sunt cunoscute sub numele de “conturi de primit” – deoarece așteptați să le primiți).
- Registrul de cumpărături – înregistrează ce ați cumpărat, când și cum ați plătit și ce facturi de la furnizori mai aveți de plătit. (Facturile neplătite sunt cunoscute sub numele de “conturi de plătit” – pentru că nu le-ați plătit încă).
Întreprinderile mici pot avea și alte registre de evidență, dar acestea sunt cele minime de care veți avea nevoie pentru a începe. Folosiți registrele dvs. pentru a urmări fiecare vânzare și plată și pentru a preciza clar când au fost efectuate sau primite tranzacțiile, astfel încât să le puteți găsi cu ușurință pentru a întocmi situațiile de sfârșit de an, pentru a urmări clienții sau furnizorii sau pentru a vă împărtăși finanțele pentru un audit sau o inspecție bancară.
Reconcilierea tranzacțiilor
Reconcilierea tranzacțiilor înseamnă să comparați registrele contabile cu extrasele bancare pentru a verifica dacă tranzacțiile și soldurile bancare corespund – și să identificați motivele în caz contrar.
Reconcilierea tranzacțiilor înseamnă, de asemenea, alocarea cheltuielilor pentru proiectele sau vânzările pe care sunteți pe cale să le finalizați – de exemplu, dacă efectuați o reparație de instalații sanitare în cadrul căreia ați cumpărat piese de schimb și țevi, costul acestor materiale va trebui să fie reconciliat cu lucrarea, astfel încât să puteți factura clientului suma corectă.
Reconcilierea tranzacțiilor poate fi efectuată zilnic, săptămânal, lunar sau mai rar, în funcție de numărul de tranzacții pe care le efectuați. Cu toate acestea, vi se va cere să vă reconciliați registrele contabile cel puțin înainte de depunerea declarațiilor fiscale.
Monitorizarea fluxului de numerar
Mai multe întreprinderi mici dau faliment din cauza unui flux de numerar insuficient decât din orice alt motiv. Fluxul de numerar este măsurarea intrărilor și ieșirilor de bani din afacerea dumneavoastră. Într-o lume ideală, doriți ca fondurile să intre mai repede decât să iasă, astfel încât să aveți întotdeauna o rezervă puternică de numerar pentru a face față costurilor neprevăzute sau încetinirii activității. Cu toate acestea, pentru multe întreprinderi mici, diferența dintre intrările și ieșirile de bani este adesea foarte mică, astfel încât este important ca dumneavoastră sau contabilul dumneavoastră să monitorizați cu atenție fluxul de numerar. Utilizați previziuni pentru a proiecta vânzările și cheltuielile viitoare, astfel încât să puteți detecta problemele cu mult înainte de a ajunge la ele.
Fiți atenți la plățile întârziate
Clienții care plătesc cu întârziere pot cauza probleme majore pentru afacerea dvs. – afectând fluxul de numerar, limitând capacitatea dvs. de creștere și afectând cât de mult vă puteți plăti. O parte a rolului contabilului este de a ține evidența celor care plătesc cu întârziere și, atunci când este necesar, de a urmări clientul pentru plată.
Plata impozitelor
A conduce o afacere de succes înseamnă să fii plătit la timp și să îți plătești furnizorii la timp. Fiscul poate fi aspru cu întreprinderile care nu-și plătesc impozitele la scadență, iar dobânzile și penalitățile tot mai mari pe care le aplică pot duce uneori o mică întreprindere la faliment. Prin urmare, asigurarea plății impozitelor este crucială pentru creșterea pe termen lung și face parte din responsabilitatea contabilului.
Alte îndatoriri de contabilitate pentru întreprinderile mici
Pe lângă sarcinile descrise mai sus, și pe lângă emiterea facturilor, plata furnizorilor și gestionarea salariilor, contabilii pot oferi și alte servicii, cum ar fi ajutor în realizarea rapoartelor financiare (profit și pierderi, bilanț, raport de flux de numerar) și măsurarea performanței afacerii.
Cum vă poate ajuta software-ul
Contabilitatea unei afaceri mici trebuie să fie înregistrată undeva. Acestea ar putea fi păstrate folosind pix și hârtie, dar acest lucru nu este eficient în era digitală. Utilizarea unui software, chiar dacă este vorba doar de foi de calcul de bază în Excel, poate îmbunătăți semnificativ acuratețea registrelor contabile și, de asemenea, vă poate oferi acces la o gamă largă de instrumente, aplicații și servicii pe care registrele manuale de școală veche nu le pot oferi.
Utilizați software-ul pentru a:
- Să extrageți datele de tranzacție direct de la sistemele de punct de vânzare , de la software-ul de facturare și de la bănci
- Accelerați reconcilierea tranzacțiilor
- Plătiți automat facturile
- Trimiteți memento-uri automate pentru facturi clienților care vă datorează bani
- Vă anunță când au fost plătite facturile de vânzare
- Vă permiteți să vă verificați fluxul de numerar de pe telefon
Întreprinderile mici care se gândesc să investească într-un software de contabilitate special creat ar trebui să își întrebe contabilii care este cel mai bun program pentru ele și dacă acesta se va integra cu sistemele pe care contabilii le folosesc pentru a genera declarațiile fiscale de sfârșit de an ale întreprinderii.
De ce unele întreprinderi mici determină contabilitatea
Pe scurt, pentru a-și maximiza productivitatea. În multe cazuri, contabilitatea unei întreprinderi mici este ținută de proprietarul afacerii, dar, dacă luăm în considerare valoarea proprietarului pentru afacere, este posibil ca aceasta să nu fie cea mai productivă utilizare a timpului său. În schimb, ar putea fi mai avantajos din punct de vedere financiar să se angajeze un contabil sau să se determine evidența contabilă către un serviciu specializat, decât ca managementul senior să își petreacă timpul înregistrând fiecare tranzacție. În alte cazuri, este posibil ca proprietarii afacerii să nu dispună de competențele necesare pentru a gestiona contabilitatea, astfel încât angajarea unui contabil sau externalizarea acestui rol să fie singura soluție sănătoasă.
Care este opțiunea potrivită pentru mine?
Depinde de situația dumneavoastră. Dacă afacerea dvs. este foarte mică sau foarte nouă, ar putea fi mai logic să gestionați inițial contabilitatea, dacă aveți competențele necesare pentru a face acest lucru, deoarece acest lucru vă va reduce cheltuielile generale.
Cu toate acestea, dacă afacerea dvs. este în creștere și timpul dvs. este prea prețios pentru a vă petrece timpul înregistrând fiecare tranzacție, sau dacă nu aveți abilitățile necesare pentru a gestiona contabilitatea, atunci angajarea unui contabil sau externalizarea către un serviciu este probabil o soluție mai bună.
