Veverita Aliona 
Există un număr din ce în ce mai mare de funcții pe care angajații le pot îndeplini în afara biroului, ceea ce înseamnă că tot mai multe întreprinderi folosesc modele de echipă care includ lucrători la distanță. Unele echipe de lucru sunt un hibrid de angajați tradiționali și la distanță, în timp ce altele sunt formate în totalitate din angajați care lucrează în afara sediului. Deși există provocări legate de lucrul la distanță, s-ar putea să constatați că beneficiile depășesc aceste provocări.
În acest articol, luăm în considerare ce sunt echipele la distanță, cum să construim o echipă eficientă la distanță, sfaturi pentru îmbunătățirea formării echipei și a comunicării la distanță, beneficiile echipelor la distanță și industriile care le sunt favorabile.
Echipele la distanță pot include persoane care lucrează de acasă, membri care lucrează din mai multe locații sau cei care lucrează în birouri satelit.
Pentru a construi o echipă la distanță eficientă, stabiliți așteptări clare, stabiliți un program de comunicare coerent, puneți la dispoziția angajaților instrumente software utile, organizați evenimente de consolidare a echipei virtuale și sărbătoriți reperele angajaților și ale companiei.
Beneficiile construirii unei echipe eficiente la distanță includ creșterea productivității și a angajamentului angajaților, o mai bună păstrare a angajaților, întâlniri mai eficiente și reducerea costurilor companiei.
Ce este o echipă la distanță?
O echipă la distanță este o unitate de afaceri formată din angajați care lucrează în locații geografice diferite sub conducerea aceluiași manager.
Iată câțiva pași care v-ar putea ajuta să construiți o echipă la distanță eficientă:
Luați în considerare abilitățile și trăsăturile potențialilor angajați
Anumite persoane se adaptează mai bine la lucrul la distanță decât altele, așa că este o idee bună să luați în considerare anumite abilități și trăsături atunci când recrutați pentru echipa dvs. la distanță. Unele abilități și trăsături pe care să le căutați ar putea include:
- Abilitatea de a lucra independent: Fără îndoială, veți da echipei dvs. sarcini și proiecte pe care să le îndeplinească cu puțină supraveghere. Fiecare membru al echipei ar trebui să fie capabil să își gestioneze bine propriul timp și să respecte termenele limită solicitate cu puțină nevoie de îndemnuri.
- Abilitatea de a face munca: Este posibil să nu puteți oferi decât o instruire limitată noilor angajați la distanță. Acest lucru înseamnă că aceștia ar trebui să fie deja suficient de calificați și experimentați pentru a înțelege și a îndeplini sarcinile pe care le dați.
- Abilități puternice de comunicare: Echipele de la distanță comunică mai ales prin mesaje, fie că este vorba de mesaje text, mesaje instant sau e-mail. Din acest motiv, este posibil să doriți să acordați prioritate abilităților de comunicare atunci când recrutați pentru echipa dvs. la distanță.
Stabiliți așteptări rezonabile și clare
Atunci când gestionați o echipă la distanță, este important să echilibrați încrederea și responsabilitatea. Membrii echipei vor să simtă că aveți încredere în ei și doriți să vă asigurați că toată lumea este capabilă să fie productivă. Stabilirea unor așteptări clare și rezonabile încă de la început vă poate ajuta să realizați acest echilibru. Printre exemplele de așteptări pe care le puteți stabili se numără:
- Specificarea faptului dacă fiecare angajat trebuie să cronometreze intrarea și ieșirea folosind un software de pontaj.
- Stabilirea unor ore specifice în care fiecare membru al echipei trebuie să fie disponibil
- Stabilirea unor obiective pentru echipă și pentru fiecare membru al echipei
- Stabilirea unui mecanism prin care membrii echipei să raporteze în mod regulat progresele înregistrate în ceea ce privește obiectivele sau proiectele
Stabilirea unui program de comunicare periodică
Este ușor să rămâneți în contact cu echipa dvs. atunci când vă aflați în același birou, ceea ce ajută la crearea unei coeziuni și a unui sentiment comun de scop în rândul membrilor echipei. Puteți obține aceeași conectivitate cu o echipă la distanță prin:
- Creând așteptări clare pentru comunicare
- Oferind instrumente și sisteme de comunicare ușor de utilizat
- Menținerea unui program de comunicare regulat și consecvent
De exemplu, ați putea stabili întâlniri regulate ale echipei folosind tehnologia de conferință. Videoconferința este preferabilă, deoarece vă permite să vedeți limbajul corpului, ceea ce poate spori capacitatea echipei dvs. de a comunica eficient.
Achiziționați instrumente software adecvate
Puteți contribui la îmbunătățirea atât a performanțelor echipei dumneavoastră, cât și a sentimentului de unitate al acesteia, oferindu-le membrilor echipei instrumentele software de care au nevoie pentru a comunica și a-și face treaba. Acestea ar putea include:
- Instrumente de comunicare: În loc să folosiți un software de mesagerie generic, puneți la dispoziția echipei dvs. un software de comunicare conceput pentru grupuri de lucru la distanță. Acest software reunește adesea instrumente de conferință, cum ar fi tablourile albe virtuale, precum și capacități integrate de chat vocal și video și de partajare a fișierelor.
- Instrumente specifice postului: Asigurați-vă că fiecare membru al echipei dispune de instrumentele corecte de care are nevoie pentru munca sa. De exemplu, un programator ar putea beneficia de un software de dezvoltare adecvat pentru limbajul pe care îl utilizează, în timp ce un profesionist în domeniul designului ar putea avea nevoie de acces la un site de fotografii de stoc, un pachet grafic și o tabletă de desen pentru a putea crește calitatea muncii sale.
Căutați oportunități de consolidare a echipei virtuale
Cunoașterea membrilor echipei din punct de vedere social poate fi o modalitate eficientă de a consolida coeziunea echipei. Atunci când membrii echipei dvs. lucrează în diverse locații îndepărtate, s-ar putea să trebuiască să găsiți modalități creative de a dezvolta aceste relații interpersonale în echipă. Iată câteva metode pe care să le luați în considerare:
- Petreceți primele cinci sau 10 minute ale unei ședințe de echipă discutând despre weekendul precedent sau dacă cineva a vizionat recent vreun film sau emisiune bună.
- Trimiteți mici pachete de îngrijire fiecărui membru al echipei și puneți-i pe toți să deschidă pachetele împreună în timpul unei videoconferințe.
- Încurajați comunicarea cu un îndemn săptămânal la care membrii echipei pot răspunde și în jurul căruia pot începe discuțiile.
Sărbătoriți momentele importante
Vă puteți ajuta echipa la distanță să se simtă conectată prin recunoașterea și celebrarea reperelor, atât pentru echipă, cât și pentru fiecare membru în parte. Poate sărbătoriți finalizarea unui proiect printr-o activitate virtuală distractivă sau prin livrarea de gogoși sau pizza fiecărui membru al echipei.
De asemenea, ați putea trimite membrilor echipei felicitări cu ocazia zilelor lor de naștere sau a aniversărilor de angajare și ați putea atrage atenția asupra acestor ocazii semnificative în timpul ședințelor de echipă.
Sfaturi pentru consolidarea echipei și comunicarea la distanță
Consolidarea echipei și comunicarea sunt ambele elemente vitale pentru o strategie de succes la distanță. Iată câteva sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a îmbunătăți aceste procese în cadrul echipei dvs:
Programați întâlniri de verificare recurente
Luați în considerare, de asemenea, posibilitatea de a stabili întâlniri periodice cu fiecare membru al echipei în parte, astfel încât să puteți urmări progresul lor în cadrul proiectelor și să le oferiți oportunități de a discuta probleme sau preocupări. În mod specific, ați putea:
- Furnizați actualizări ale companiei
- Revedeți liniile directoare pentru noile proiecte
- Treceți în revistă proiectele recent finalizate
- Răspundeți la întrebări despre lucrările în curs de desfășurare
De asemenea, puteți programa întâlniri de verificare la nivelul întregii echipe pentru a le oferi membrilor echipei dvs. șansa de a discuta împreună în mod regulat. Acest lucru poate fi util atât pentru comunicarea la nivelul întregii echipe, cât și pentru consolidarea echipei.
Răspunsul la e-mailuri, mesaje text sau apeluri de la membrii echipei dvs. în timp util poate fi o modalitate excelentă de a eficientiza comunicarea internă.
Acest lucru îi ajută, de asemenea, pe membrii echipei să știe că sunt importanți pentru dvs. și pentru echipă, ceea ce poate fi bun atât pentru moral, cât și pentru productivitate.
De asemenea, puteți ajuta la prioritizarea comunicării cu echipa dvs. prin explicarea celor mai bune modalități de a vă contacta pentru diferite nevoi.
