Abilități de gestionare a timpului pentru a recâștiga echilibrul în viața profesională

În lumea noastră actuală de muncă hibridă, oamenii economisesc timp prin faptul că nu fac naveta sau nu călătoresc pentru afaceri. Mai mult de 75% dintre oameni declară că munca de acasă le economisește timp. Dar, în același timp, știm că angajații sunt stresați. Iar nivelul de stres a atins un nivel record. De fapt, 76% dintre români declară că stresul le dăunează productivității. Știm, de asemenea, că angajații luptă împotriva epuizării. Alții ar putea simți paralizia de a nu ști de unde să înceapă sau cum să își gestioneze energia sau timpul suficient de bine pentru a reuși. Deși conexiunea ar putea să nu fie evidentă, abilitățile de gestionare a timpului pot fi de ajutor. Unele abilități de gestionare a timpului pot ajuta la atenuarea impactului negativ al stresului, al epuizării și al neproductivității. Abilitățile de gestionare a timpului nu vor rezolva singure epuizarea, stresul și dezangajarea..

Știm că oamenii se străduiesc să își gestioneze timpul, mai ales atunci când prioritățile se schimbă atât de repede. Abilitățil eficiente de gestionare a timpului sunt diferența dintre a prospera și a se zbate. Și este mai mult decât să vă asigurați că aveți suficient timp în timpul săptămânii pentru a vă îndeplini sarcinile.

Abilități de gestionare a timpului

Privind înainte

Bunele abilități de gestionare a timpului încep prin a privi înainte. Planificarea în avans înseamnă mai mult decât o simplă privire la lista de lucruri de făcut pentru săptămâna respectivă. Ne putem gândi la planificarea în avans în două moduri.

În primul rând, există componentele tangibile, mai tranzacționale ale lucrurilor de făcut. Acestea includ lucruri pe care trebuie să le finalizați. Este evaluarea sarcinilor importante. Ce trebuie să faceți pentru a vă avansa propria muncă și ce sarcini se află pe calea critică pentru ca ceilalți să avanseze?

De exemplu, să spunem că sunteți manager de proiect pentru o companie de tehnologie. Conduceți un proiect în cadrul căruia organizația dvs. lansează o nouă campanie de marketing. Știți că, pentru a vă pregăti pentru o viitoare ședință de lansare, trebuie să stabiliți detaliile proiectului. Trebuie să evidențiați toate resursele necesare și membrii echipei care vor trebui să fie implicați. Trebuie să vă gândiți la perioada de timp care, în mod realist, va fi necesară pentru a finaliza proiectul. 

Dar, în al doilea rând, există, de asemenea, gândirea de ansamblu. Gândirea strategică a viitorului înseamnă mai mult decât simpla definire a detaliilor tranzacționale.

Să ne întoarcem la acest proiect. Dacă sunteți un lider de echipă, știți că acest proiect este o scară către obiective mai mari pentru organizație. Această campanie de marketing nu este doar o campanie punctuală. Ea se leagă de viziunea și de brandul organizației dumneavoastră. Vedeți acest proiect ca pe unul dintre multele proiecte care vă vor ajuta să puneți bazele pentru ceea ce încercați să realizați cu brandul dvs.

În esența sa, totul necesită o planificare strategică și un simț al viitorului. Deși viitorul este întotdeauna supus schimbării, este mai bine să încercați să vă faceți o idee despre ceea ce ar putea să vă rezerve viitorul. A fi realist și pragmatic cu privire la viitor poate ajuta la evaluarea locului în care vă puteți petrece cel mai bine timpul.

Evaluarea priorităților

Gândirea strategică și stabilirea priorităților merg mână în mână. Știm că gestionarea timpului necesită abilități bune de stabilire a priorităților.

Dar este nevoie de ceva practică pentru a putea evalua bine prioritățile. De exemplu, s-ar putea să aveți unele sarcini mai urgente care necesită mai puțin timp. Sau, s-ar putea să aveți elemente cu prioritate mai mică pe lista de sarcini care vor necesita o bună parte din timp pentru a fi îndeplinite. Trebuie să intrați în practica de a cântări importanța în raport cu timpul.

Luarea deciziilor

Când vine vorba de tehnici de gestionare a timpului, luarea de decizii este un lucru necesar. După ce ați planificat în avans și v-ați evaluat prioritățile, trebuie să luați decizii cu privire la locul în care timpul dumneavoastră este cel mai bine petrecut.

Timpul dumneavoastră este valoros. A face lucrurile și a respecta termenele limită sunt bune. Dar trebuie să vă corelați procesul de luare a deciziilor cu obiectivele dvs. pe termen lung. Așadar, odată ce v-ați evaluat prioritățile și responsabilitățile, este timpul să luați decizii cu privire la acestea.

Stabilirea obiectivelor 

Dacă nu ai observat încă, aceste tehnici de gestionare a timpului sunt interconectate. Ele se construiesc una pe alta și lucrează una alături de cealaltă.

Pe măsură ce evaluați, stabiliți prioritățile și luați decizii, este important să vă înțelegeți obiectivele. Dacă nu aveți obiective, ar fi timpul să vă stabiliți niște obiective. Fără obiective, riscați să vă petreceți timpul fără scop în sarcini.

Asigurați-vă că înțelegeți bine care sunt obiectivele dumneavoastră. Dar, dincolo de înțelegerea “ce”, este important să înțelegeți și “de ce”. Care este scopul obiectivelor tale? Cum te ajută obiectivele tale să te apropii cu un pas de atingerea potențialului tău maxim? Ce înseamnă obiectivele tale în contextul a ceea ce încerci să realizezi?

Comunicați bine

O altă componentă importantă a abilităților de gestionare a timpului sunt abilitățile de comunicare. Trăim într-o lume a colaborării. Este probabil că colaborați cu colegii de muncă la multe dintre proiectele dvs. Realizarea lucrurilor este rareori o activitate solitară.

Așadar, comunicarea este esențială pentru a reuși să vă gestionați cu succes timpul. De exemplu, dacă decideți să deprioritizați un anumit proiect sau un element din lista de sarcini, pe cine ar putea afecta acest lucru? Cum le comunicați prioritățile, deciziile și fluxurile de lucru membrilor echipei dumneavoastră?

O mai bună gestionare a timpului vine odată cu o mai bună comunicare. Este util să vă perfecționați aceste competențe transversale pentru a colabora și comunica mai bine cu echipa dvs.

Să știi când să delegi

Redobândirea controlului asupra timpului dumneavoastră este un paradox. Uneori, vine cu o bună doză de renunțare. Dar, uneori, acest lucru este foarte greu de făcut, mai ales într-un cadru de management de echipă. 

A ști când puteți delega sarcini altora este o abilitate importantă. Chiar trebuie să fiți în acea ședință? Trebuie să fiți persoana care lucrează la un anumit proiect? Poți să apelezi la un alt coleg de echipă? Dacă sunteți manager, unde puteți delega o parte din muncă echipei dumneavoastră?

Gândiți-vă la delegare și la modul în care aceasta vă poate ajuta să vă eliberați o parte din timp pentru a vă dedica celor mai importante sarcini.

Organizarea pentru a câștiga

Fiind unul dintre comportamentele noastre de mare impact, este această idee că trebuie să ne organizăm mai bine pentru a putea realiza munca cu cel mai mare impact.

Competențele de organizare sunt mai mult decât a vă asigura că sistemele, fișierele, fluxurile de lucru etc. sunt aliniate. Este vorba, de asemenea, de a privi componentele umane, cum ar fi modul în care echipele lucrează împreună sau colaborează.

Organizarea în ceea ce privește munca dvs. vă poate ajuta să reduceți acel impuls de amânare. De asemenea, ajută să puteți evalua toți actorii-cheie și informațiile necesare de care aveți nevoie pentru a duce la bun sfârșit o anumită sarcină importantă. În cele din urmă, poate face ca unele dintre acele sarcini mari și importante să fie mai ușor de realizat, de asemenea.

De ce sunt importante abilitățile de gestionare a timpului?

Abilitățile de gestionare a timpului aduc multe beneficii atât angajatului, cât și organizației. Dar un numitor comun este faptul că aceste abilități ajută la deblocarea mai multor oportunități și, în cele din urmă, a unui potențial mai mare.

Pentru angajat

În primul rând, există beneficii pentru individ și pentru angajat. Dacă sunteți în căutarea unor modalități de a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului în calitate de angajat, acest lucru este benefic din mai multe motive.

Un echilibru mai bun între viața profesională și cea privată. Dacă nu vă gestionați bine timpul, înseamnă că vă sacrificați părți din viața personală pentru a vă face treaba. Un beneficiu imens al dezvoltării abilităților de gestionare a timpului este recuperarea echilibrului dintre viața profesională și cea privată.

Productivitate îmbunătățită. Un mare beneficiu al stăpânirii abilităților de gestionare a timpului este creșterea productivității. Atunci când știți cum să vă stabiliți cel mai bine prioritățile, să luați decizii și să vă petreceți timpul, productivitatea dumneavoastră crește. Datele noastre arată, de fapt, că, cu ajutorul învățării, vă puteți crește productivitatea cu 50%.

Reducerea stresului. Managementul stresului și managementul timpului merg mână în mână. Iar cercetările susțin acest lucru. Știința ne spune că, atunci când ne gestionăm bine timpul, nivelul de stres scade.

Pentru organizație

Dar, în al doilea rând, există și beneficii pentru organizație. Investiția în abilitățile de gestionare a timpului angajaților dvs. vă poate ajuta să puneți afacerea dvs. cu un pas înainte.

Mai bine poziționată pentru a atinge obiectivele. Capacitatea dvs. de a atinge obiectivele organizației depinde de abilitățile de gestionare a timpului la scară largă. Dacă angajații dvs. înțeleg obiectivele la îndemână, sunteți mai bine poziționat pentru a atinge respectivele obiective. Acest lucru duce la un efect de propagare a impactului pozitiv în întreaga afacere.

Productivitate organizațională îmbunătățită. Pentru a vă asigura că puteți împuternici productivitatea la scară, este important să investiți în abilități de gestionare a timpului. Un studiu a constatat că abilitățile de gestionare a timpului au avut un impact pozitiv semnificativ asupra productivității organizaționale. În mod specific, asigurarea faptului că angajații știu cum să își prioritizeze munca a fost cheia pentru a debloca productivitatea la scară.

Modalități de a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului

Dacă sunteți în căutarea unor sfaturi de gestionare a timpului, am subliniat patru modalități de a vă îmbunătăți abilitățile.

Începeți prin a vă înțelege obiectivele

Stabilirea obiectivelor este un aspect esențial al gestionării timpului. Dacă nu știți încotro vă îndreptați, este greu să înțelegeți ce ar trebui să faceți în prezent.

Obiectivele tale – și scopul tău – te vor ajuta să-ți servească drept hartă. Înțelegându-vă obiectivele pe termen lung și scopul muncii, puteți să vă încadrați mai bine prioritățile acolo unde considerați necesar. Odată ce v-ați stabilit obiectivele, le puteți diseca în bucăți mai mici. De acolo, acest lucru vă va conduce să vă dați seama cum să vă prioritizați cel mai bine sarcinile (și timpul).

Concentrează-te asupra priorităților tale

Deveniți foarte buni în a vă da seama ce este cel mai important pentru dvs. și pentru munca dvs. Pentru mine, acest lucru necesită multă reflecție și un spațiu de gândire dedicat.

Stabiliți și mențineți limite puternice

Aceasta este una dificilă și importantă. Bunele abilități de gestionare a timpului se traduc adesea printr-o bună stabilire a limitelor. Îți amintești de partea în care spui nu? Începeți să o practicați.

Pentru a menține un echilibru între viața profesională și cea privată care să vă mențină productiv în mod eficient la locul de muncă, aveți nevoie de limite sănătoase. Nu este posibil să accepți continuu o grămadă de muncă nouă fără să o gestionezi bine.

Nu credeți că trebuie să o faceți singur

Deblocarea abilităților de gestionare a timpului la scară largă în forța ta de muncă este o sarcină care necesită sprijin și resurse suplimentare. De asemenea, este nevoie de sprijin și atenție individualizată, de la dezvoltarea unor relații puternice între manager și angajat până la asigurarea dezvoltării profesionale potrivite.

Angajații dvs. au nevoie de un sprijin suplimentar pentru a dezvolta abilitățile și capacitățile de care au nevoie pentru a vă ajuta organizația să aibă succes. Și pentru a face acest lucru, este important să recunoașteți că este o investiție în oamenii dumneavoastră.