Veverita Aliona 
Pentru o companie care depinde de transport, costul al unui vehicul nu se vede doar în factura de motorină sau în rata de leasing, ci și în timpul în care acesta nu produce bani. Un camion oprit în service înseamnă, în funcție de activitatea firmei, marfă întârziată, curse reprogramate, șofer plătit fără să poată lucra și uneori penalități către client. Tocmai de aceea, mentenanța flotei trebuie privită ca o componentă a managementului financiar, nu ca o problemă lăsată exclusiv în seama mecanicului. Importanța transportului rutier pentru economie explică și de ce orice problemă tehnică poate avea efecte comerciale mai mari decât pare la prima vedere. În 2025, vehiculele înmatriculate în România au realizat 67 de miliarde de tone-kilometri de transport rutier de marfă, potrivit Eurostat. România a înregistrat, de asemenea, una dintre cele mai mari creșteri din Uniunea Europeană ale ponderii transportului rutier în transportul de mărfuri în ultimul deceniu, cu 14,8 puncte procentuale între 2014 și 2025. Într-un asemenea sector, fiecare zi în care o mașină nu poate fi folosită trebuie tratată ca o pierdere operațională, nu doar ca o reparație.
Primul pas este să știi exact ce ai în flotă
Orice sistem de mentenanță începe cu o evidență corectă a vehiculelor, pentru că aceeași regulă aplicată tuturor poate produce costuri inutile. Pentru fiecare camion, autoutilitară, remorcă sau semiremorcă ar trebui cunoscute marca, modelul, anul fabricației, kilometrajul, tipul de motor, capacitatea, utilizarea obișnuită și istoricul intervențiilor. Nu este suficient să existe facturile de service într-un dosar, deoarece factura arată cât s-a plătit, dar nu explică întotdeauna de ce a apărut problema. Firma trebuie să poată vedea când au fost schimbate uleiurile, filtrele, plăcuțele de frână, anvelopele, bateriile și alte componente importante. La fel de important este să fie înregistrate reparațiile repetate, deoarece o defecțiune care apare de trei ori într-un interval scurt poate indica o cauză care nu a fost rezolvată. Datele statistice folosite de Institutul Național de Statistică pentru transportul rutier includ, printre altele, vârsta vehiculului, kilometrii parcurși, kilometrii încărcați sau fără încărcătură și caracteristicile vehiculului. Aceste elemente sunt utile și în interiorul unei firme, chiar dacă administratorul nu are nevoie să facă statistici oficiale. Un tabel simplu poate arăta ce vehicule consumă cel mai mult, care au cele mai multe intervenții și care generează cele mai mari costuri raportate la kilometru.
Kilometrajul nu trebuie să fie singurul criteriu pentru revizie
Un program bun de întreținere nu poate fi construit exclusiv după numărul de kilometri, pentru că două vehicule care parcurg aceeași distanță pot avea solicitări complet diferite. Un camion care circulă predominant pe autostradă este supus altor condiții decât unul care face zilnic distribuție în oraș și pornește și oprește de zeci de ori. La fel, un vehicul folosit pe drumuri de munte, în șantiere sau pentru transporturi grele poate solicita frânele, ambreiajul, suspensia și anvelopele într-un ritm diferit. De aceea, compania ar trebui să combine kilometrajul cu timpul de utilizare, tipul curselor, greutatea transportată și condițiile în care vehiculul lucrează. Pentru vehiculele de marfă din România urmărite în statisticile Eurostat, datele sunt colectate trimestrial și includ atât caracteristicile vehiculului, cât și distanțele parcurse și operațiunile de transport. În practică, aceste informații pot fi transformate într-un calendar intern în care fiecare vehicul are propriile intervale de verificare. Reviziile recomandate de producător trebuie respectate, dar compania poate introduce verificări suplimentare atunci când condițiile de exploatare sunt mai dure.
Revizia preventivă costă mai puțin decât reparația făcută în grabă
Diferența dintre întreținerea preventivă și reparația după defectare se vede cel mai clar atunci când apare o problemă într-un moment prost ales. Dacă un șofer observă o vibrație, o pierdere de lichid sau un zgomot neobișnuit și problema este verificată imediat, compania poate interveni înainte ca defectul să afecteze și alte componente. Dacă semnalul este ignorat, aceeași problemă poate evolua într-o defecțiune care necesită tractare, piese suplimentare și mai multe ore de manoperă. Mai mult, vehiculul poate rămâne indisponibil exact când compania are nevoie de el pentru o cursă importantă. Costul unei defecțiuni trebuie, prin urmare, calculat ca sumă între reparație, timpul pierdut, transportul alternativ și eventualele consecințe comerciale. În multe situații, factura de service reprezintă doar partea vizibilă a pierderii. O firmă poate avea impresia că economisește dacă amână o revizie cu câteva săptămâni, dar economia dispare rapid dacă intervenția ulterioară devine mai complexă. De aceea, bugetul pentru mentenanță trebuie împărțit între lucrări planificate și un fond pentru situații neprevăzute.
Un șofer atent poate fi primul sistem de avertizare al firmei
Șoferul vede vehiculul în fiecare zi și poate observa schimbări pe care un service le-ar identifica abia după apariția unei defecțiuni. O frână care se comportă diferit, o vibrație nouă, o schimbare a consumului, un miros neobișnuit sau o pornire mai grea pot fi semnale importante. Pentru ca aceste observații să aibă valoare, compania trebuie să stabilească o procedură simplă prin care șoferul să le raporteze. Un formular scurt sau o aplicație internă poate fi suficientă dacă informația ajunge rapid la persoana responsabilă. Important este ca șoferul să știe că raportarea unei probleme nu va fi tratată automat ca o greșeală sau ca o pierdere de timp. Dacă oamenii ascund problemele de teamă că vor fi certați, firma va afla despre ele abia când vehiculul se oprește. În schimb, o cultură în care problemele tehnice sunt raportate din timp poate reduce numărul defecțiunilor grave. Verificarea înainte de plecare trebuie să rămână o rutină, iar elementele esențiale trebuie stabilite clar pentru fiecare tip de vehicul. Presiunea în anvelope, luminile, frânele, nivelurile de lichide, starea vizibilă a anvelopelor și eventualele scurgeri sunt exemple de aspecte care merită urmărite.
Anvelopele pot ascunde pierderi care se repetă lună de lună
Anvelopele merită tratate separat în orice analiză de costuri, deoarece uzura lor este influențată de mai multe variabile și poate indica probleme din alte zone ale vehiculului. Presiunea incorectă poate accelera uzura și poate afecta consumul de combustibil, în timp ce geometria incorectă poate produce o uzură neuniformă. Dacă aceeași anvelopă se consumă constant pe o anumită parte, schimbarea ei fără identificarea cauzei poate însemna doar mutarea problemei în următorul set. Firma ar trebui să urmărească pentru fiecare anvelopă data montării, kilometrajul la montare, poziția pe vehicul și momentul înlocuirii. Astfel poate calcula cât a rezistat fiecare set și poate compara rezultatele între vehicule și șoferi. Un asemenea calcul este mai util decât simpla comparație a prețului de achiziție între două mărci. O anvelopă mai scumpă poate avea un cost pe kilometru mai mic dacă rezistă mai mult și oferă o uzură mai uniformă. Invers, o achiziție aparent ieftină poate deveni costisitoare dacă durata de utilizare este scurtă. În plus, anvelopele trebuie verificate în raport cu sarcina și tipul de traseu pentru care sunt folosite. Nu există o soluție universală pentru toate vehiculele unei flote, mai ales atunci când acestea au activități diferite. Compania poate introduce un indicator simplu, calculând costul anvelopelor pe kilometru pentru fiecare vehicul. De exemplu, dacă un set de anvelope costă 6.000 de lei și rezistă 120.000 de kilometri, costul de achiziție este de 0,05 lei pe kilometru, fără a include alte costuri asociate.
Service-ul trebuie ales după rezultate, nu doar după tariful pe oră
Alegerea service-ului este una dintre deciziile care pot influența direct costul total al flotei. Un tarif mic de manoperă nu înseamnă automat o factură finală mică, dacă vehiculul este diagnosticat greșit sau revine de mai multe ori pentru aceeași problemă. Compania ar trebui să urmărească timpul mediu de staționare, frecvența reparațiilor repetate, disponibilitatea pieselor și respectarea termenelor promise. Contează și capacitatea service-ului de a lucra cu tipurile de vehicule pe care firma le exploatează. Pentru o flotă care circulă internațional, timpul de imobilizare poate avea o valoare economică mult mai mare decât pentru un vehicul folosit local. De aceea, alegerea partenerului tehnic trebuie făcută pe baza costului total și a rezultatelor, nu numai după prețul unei ore de lucru. Este util ca firma să solicite devize înaintea lucrărilor importante și să stabilească proceduri pentru aprobarea costurilor suplimentare. În același timp, compania nu ar trebui să urmărească cel mai mic preț cu orice preț, deoarece piesele și lucrările de calitate slabă pot genera cheltuieli repetate. Un service bun trebuie să poată explica ce s-a defectat, de ce s-a defectat și ce trebuie făcut pentru ca problema să nu reapară.
Piesele ieftine pot deveni scumpe atunci când durata lor este mică
Reducerea costurilor cu piesele nu înseamnă automat alegerea celei mai ieftine variante disponibile. Înainte de cumpărare trebuie analizate prețul, durata estimată de utilizare, garanția, compatibilitatea și consecințele unei eventuale defectări. Pentru componentele importante, diferența de preț trebuie comparată cu riscul pe care îl introduce în exploatare. O economie de câteva sute de lei la o piesă poate deveni neimportantă dacă vehiculul trebuie oprit din nou după o perioadă scurtă. În plus, costul real include manopera pentru înlocuire, timpul de staționare și eventualele costuri de transport sau tractare. De aceea, compania ar trebui să urmărească costul total al piesei pe durata de utilizare, nu doar prețul de pe factură. Pentru componentele cu uzură previzibilă, istoricul intern poate arăta ce variante au funcționat mai bine pe flota proprie. Este importantă și verificarea provenienței pieselor, deoarece documentele de achiziție și garanția devin primare atunci când apare o problemă. Managerul nu trebuie să decidă tehnic ce piesă este potrivită fără recomandarea specialiștilor, dar trebuie să ceară explicații clare pentru diferențele de preț și opțiunile disponibile.
Datele din flotă pot arăta unde se pierd banii
Mentenanța devine mult mai eficientă atunci când compania transformă facturile și kilometrii în indicatori pe care îi poate compara. Unul dintre cei mai utili indicatori este costul de mentenanță raportat la kilometru, calculat separat pentru fiecare vehicul. Formula este simplă: totalul cheltuielilor de întreținere și reparații împărțit la numărul de kilometri parcurși în aceeași perioadă. Dacă un camion a generat 24.000 de lei în costuri de mentenanță și a parcurs 120.000 de kilometri, rezultatul este de 0,20 lei pe kilometru. Acest indicator nu trebuie interpretat izolat, deoarece un vehicul mai vechi poate avea costuri mai mari, iar un vehicul folosit în condiții dificile poate fi mai solicitat. Tocmai de aceea, comparația trebuie făcută între vehicule cu utilizare cât mai apropiată. Compania poate urmări separat costurile pentru revizii, reparații neplanificate, anvelope, tractări și alte intervenții. Un alt indicator util este numărul de zile de indisponibilitate pe vehicul, deoarece două camioane cu aceeași factură de service pot avea un impact comercial diferit. Eurostat utilizează în statistica transportului rutier indicatori precum tone, tone-kilometri, kilometri ai vehiculelor și numărul de curse, ceea ce arată cât de importantă este măsurarea activității în funcție de utilizarea efectivă.
Vârsta vehiculului trebuie analizată împreună cu randamentul lui
Un vehicul vechi nu este automat o investiție proastă, la fel cum unul nou nu este automat cea mai ieftină soluție. Decizia trebuie legată de costul total de exploatare și de veniturile pe care vehiculul le poate genera în perioada în care rămâne în flotă. Pentru fiecare vehicul ar trebui calculată o imagine anuală care să includă mentenanța, combustibilul, asigurarea, taxele, deprecierea și timpul de indisponibilitate. Dacă aceste costuri cresc constant, compania poate compara suma necesară pentru păstrarea vehiculului cu costul unei înlocuiri. Eurostat urmărește în statisticile de transport caracteristicile vehiculelor și vârsta acestora, iar metodologia românească include explicit anul fabricației în datele colectate despre vehiculele de transport de marfă. În același timp, datele Eurostat pentru 2024 arată că structura flotelor și tipurile de vehicule utilizate diferă semnificativ între state și între categorii de transport. Pentru administrator, această informație înseamnă că nu există o vârstă universală la care un camion trebuie vândut. Un vehicul bine întreținut, cu istoric clar și utilizare potrivită poate rămâne rentabil mai mult timp decât unul mai nou exploatat intens și întreținut slab.
ITP-ul este obligatoriu, dar nu înlocuiește mentenanța
Inspecția tehnică periodică este o obligație legală, însă nu trebuie confundată cu programul intern de întreținere al unei flote. Conform legislației în vigoare, obligația efectuării ITP și respectarea periodicității revine deținătorului legal al vehiculului. Pentru autovehiculele destinate transportului de mărfuri cu masa totală maximă autorizată mai mare de 3.500 de kilograme, periodicitatea prevăzută este de un an, iar pentru remorci și semiremorci de peste 3.500 de kilograme este tot de un an. Pentru autovehiculele de marfă cu masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 de kilograme, aceeași reglementare prevede o periodicitate de doi ani în forma consolidată consultată. Aceste termene reprezintă cerințe minime pentru menținerea vehiculului în circulație și nu trebuie transformate în intervale după care firma așteaptă să verifice mașina. Un vehicul care parcurge zeci de mii de kilometri între două inspecții poate avea nevoie de numeroase intervenții înainte de următoarea verificare obligatorie. Compania trebuie să aibă propriul calendar de revizii și verificări, construit în funcție de recomandările producătorului și de condițiile reale de exploatare. De asemenea, termenele ITP trebuie urmărite într-un sistem centralizat, astfel încât nicio mașină să nu ajungă la expirarea documentelor din cauza unei erori administrative.
Planificarea reparațiilor trebuie legată de programul curselor
Un program de mentenanță bun trebuie să țină cont nu doar de mașină, ci și de activitatea comercială pentru care aceasta este folosită. Dacă un vehicul este programat la service exact în perioada unei comenzi importante, firma poate ajunge să plătească un transport extern pentru a-și respecta contractul. Din acest motiv, planificarea tehnică trebuie făcută împreună cu planificarea operațională. Managerul de flotă trebuie să știe din timp ce vehicule vor avea nevoie de revizie și să identifice ferestrele în care acestea pot fi retrase din circulație. Intervențiile mai lungi pot fi programate în perioade cu activitate mai redusă, dacă specificul afacerii permite acest lucru. Pentru lucrările urgente, compania trebuie să aibă o procedură prin care să decidă rapid dacă folosește un vehicul de rezervă, închiriază unul sau externalizează temporar cursa. Costul acestor variante trebuie comparat cu costul menținerii vehiculului defect în așteptare. Într-o companie cu mai multe vehicule, programarea poate fi făcută săptămânal și revizuită zilnic atunci când apar modificări. Este utilă și stabilirea unor priorități, deoarece nu toate intervențiile au aceeași gravitate. O problemă care afectează siguranța sau poate produce o defecțiune majoră trebuie tratată diferit de o lucrare cosmetică sau de una care poate fi programată fără risc.
Mentenanța trebuie să ajungă în aceeași discuție cu bugetul
Pentru ca sistemul să funcționeze, costurile de mentenanță trebuie incluse în bugetul companiei și analizate periodic împreună cu veniturile generate de flotă. Un administrator nu poate controla ceea ce vede doar la sfârșitul anului într-un total de facturi. Cheltuielile trebuie urmărite lunar și comparate cu perioada anterioară, cu bugetul și cu numărul de kilometri parcurși. Dacă mentenanța crește cu 20%, dar kilometrajul crește cu 30%, situația trebuie interpretată diferit decât atunci când cheltuiala crește cu 20%, iar activitatea rămâne aproape neschimbată. Compania trebuie să urmărească și diferența dintre costurile planificate și cele neplanificate. Dacă reparațiile urgente reprezintă o parte tot mai mare din buget, acesta este un semnal că programul preventiv sau procesul de diagnosticare trebuie revizuit. Dacă piesele consumabile reprezintă cea mai mare categorie de cheltuieli, merită analizate intervalele de schimb și condițiile de exploatare. Dacă indisponibilitatea vehiculelor este problema principală, negocierea unui preț mai mic pentru piese poate avea mai puțină importanță decât reducerea timpului de service. Fiecare leu cheltuit pe întreținere trebuie pus în legătură cu riscul pe care îl elimină și cu activitatea pe care o protejează. Transportul rutier rămâne un segment important al economiei europene, iar în 2024 a reprezentat 25,7% din transportul de mărfuri măsurat în tone-kilometri pe teritoriul Uniunii Europene.
După fiecare reparație importantă ar trebui urmărit dacă problema a dispărut, cât timp a rămas vehiculul funcțional și când a apărut următoarea intervenție. Dacă o măsură care trebuia să reducă defectările nu produce nicio schimbare, ea trebuie reevaluată. Compania poate începe cu câțiva indicatori simpli, precum costul de mentenanță pe kilometru, numărul de reparații neplanificate, zilele de indisponibilitate și costul anvelopelor pe kilometru.
